Portaria Remota: o que é, como funciona e vantagens

A Portaria Remota é mais moderna, segura e econômica. Saiba o que é, como funciona e quais são as vantagens desse tipo de acesso para a sua empresa.

Diversos os fatores influenciam o sucesso de um negócio: Planejamento e gestão, mão de obra qualificada, produtos e serviços de qualidade, inovação e tecnologia.

Além desses, há uma infinidade de outros fatores e práticas que contribuem para a consolidação de um negócio no mercado. Mas, independente do tamanho ou segmento, nesta lista deve estar algo que é fundamental para toda a empresa: a segurança.  

Descubra neste artigo o que é a portaria remota, como ela funciona, quem pode usar e quanto custa.

Era da tecnologia em segurança

Não é novidade para você que vivemos a era da segurança, certo? Seja ela de dados, do patrimônio ou das pessoas, o cuidado e proteção estão presentes nos mais diversos processos de uma empresa.  

Quer um exemplo? A segurança da informação pode ser um. Há práticas internas de acesso a banco de dados e equipamentos nas empresas, com login e senhas, QR code, autenticação extra e por assim vai.  

Da mesma forma (e tão importante quanto) a segurança se manifesta no que diz respeito ao patrimônio do negócio. Com as movimentações diárias de pessoas e veículos, o controle de acesso é indispensável para evitar que pessoas não autorizadas entrem no ambiente, causando prejuízos materiais e/ou às pessoas.  

Para que esse controle seja feito, além de hardwares, como câmeras, catracas, crachás e outros, é importante que a empresa também tenha um software que facilite a operação e assegure o bom funcionamento dos controles de segurança.  

Entre as facilidades que um sistema de gestão de acesso e segurança oferece, está a portaria remota, uma opção moderna, que aumenta a segurança dos locais, diminuindo custos de segurança e garantindo boas experiências para os usuários.  

O que é a portaria remota?

A portaria remota é uma solução que possibilita a substituição de pessoas recepcionistas e porteiras por um sistema de acompanhamento remoto, que inclui a identificação e credenciamento das pessoas, e também, o acionamento e liberação de bloqueios físicos de forma remota.

Muitos pensam que esta tecnologia está apenas relacionada a condomínios residenciais. Entretanto, por mais que existam serviços de portaria para esse segmento, há soluções especializadas também para atender o mercado corporativo.

Como funciona a portaria remota? 

A portaria remota pode ser utilizada, principalmente, em duas situações. Uma delas é no caso das empresas que possuem unidades em que o número de acessos não justifica a instalação de uma recepção local. Sendo assim, um interfone comum é o suficiente para entrar em contato com a pessoa recepcionista remota, que coleta os dados, verifica as imagens das câmeras e, por fim, libera remotamente a entrada de colaboradores ou visitantes. 

Outra situação é nos ambientes que exigem maior segurança. Nesse caso, a pessoa se identifica no controlador de acesso, mas sua liberação não é imediata. A solicitação de acesso é enviada para a recepção remota, que pode validar pelas câmeras se quem está no local controlado é realmente a pessoa que realizou o pedido para entrar. 

Quais são as vantagens da portaria remota?

Entre as vantagens das portarias remotas estão a diminuição de mão de obra, já que apenas uma única pessoa pode verificar diversas portarias físicas simultaneamente, e, por consequência, a redução de custos, uma vez que não há mais despesa com o revezamento de funcionários vigiando todas as entradas por 24 horas, o que pode fazer uma grande diferença no orçamento.

Além disso, a portaria remota é mais segura para a empresa e para a própria equipe de segurança, pois não há necessidade da presença local na recepção ou portaria, o que evita que a pessoa esteja sujeita a ataques criminosos e outras situações de risco, uma vez que a central de monitoramento e atendimento fica mais protegida, em uma localização separada.

Como a solução está presente na Gestão de Acesso e Segurança da Senior, o time de monitoramento remoto pode contar ainda com outras ferramentas auxiliares do Security Hub, que permitem observar a ronda dos vigilantes da empresa, monitoramento das câmeras, monitoramento dos dispositivos e alarmes.

Além da solução de Gestão de Incidentes, que unifica todas as informações da segurança em uma única ferramenta, tornando o processo de investigação e tratamento dos incidentes da segurança mais simples, rápidos e padronizados.

Portaria Remota: Monitoramento e Controle 24h por Dia

Uma das grandes vantagens da portaria remota é a possibilidade de monitoramento e controle 24h por dia. Este serviço pode ser feito através de uma central de atendimento que opera ininterruptamente, garantindo que todos os acessos sejam monitorados em tempo real, a qualquer hora do dia ou da noite.

O monitoramento e controle constantes permitem uma resposta rápida a qualquer situação de emergência ou incidente de segurança. Com a portaria remota, a vigilância pode ser feita de forma mais eficiente, utilizando tecnologia avançada para garantir que todas as áreas da empresa estejam seguras.

A central de monitoramento pode verificar as imagens das câmeras, controlar o acesso a diferentes áreas e responder a solicitações de entrada, tudo remotamente. Isso não só aumenta a segurança, mas também reduz a necessidade de pessoal no local, diminuindo custos e aumentando a eficiência operacional.

Quem pode usar o serviço?

Não só indústrias, empresas e ambientes corporativos de todos os tamanhos e segmentos podem se beneficiar da portaria virtual. O mesmo vale para as escolas e hospitais, que também recebem um grande fluxo de pessoas diariamente e precisam de soluções não apenas para a segurança, mas também para a gestão.

No ambiente escolar, o controle de acesso dos alunos é muito útil para auxiliar o registro de frequência, pois é possível visualizar a presença ou falta dos estudantes em tempo real. O processo é mais rápido, fácil e eficaz do que a tradicional chamada realizada pelos professores.

No caso do ambiente hospitalar, com a solução de supervisão de ambientes, é possível verificar a chegada de funcionários e pacientes e acessar sua localização atual. Isso facilita a organização do atendimento, seja para priorizar os pacientes mais graves, melhorar o controle do horário de medicamentos ou agilizar o atendimento de chamadas de emergência.

Quanto custa implementar a portaria remota?

Um processo tão complexo, que envolve diversos tipos de tecnologia, pode parecer caro, a princípio. Mas, é preciso levar em consideração que o maior custo é a instalação dos equipamentos, o que é feito apenas uma vez. Depois de implementado, o único custo com o sistema é a manutenção dos dispositivos, a mensalidade do software e a contratação da empresa ou prestadores de serviços, responsável por monitorar os dados.

Se comparada com as portarias físicas, a portaria virtual necessita de menos pessoas responsáveis para seu funcionamento, o que também acaba reduzindo grandes despesas com o pagamento de contratos de trabalho e todos os impostos incluídos neles.

O custo final do orçamento varia muito, de acordo com o tamanho da empresa, se há filiais, sua quantidade de acessos e o número de colaboradores. Quanto maior a estrutura, mais equipamentos são necessários para cobrir toda a área e garantir a segurança de todos os ambientes, materiais e pessoas envolvidas.

Depois de analisar todos esses fatores e fazer as contas, é possível perceber que o custo do sistema compensa. Até porque com uma tecnologia mais segura, a chance de sofrer prejuízos pessoais e materiais é reduzida. Melhor investir em segurança para evitar incidentes do que sofrer um grande transtorno para resolvê-los depois que acontecem, não é?

Implementação de software de portaria remota

Com a Senior, é possível escolher entre os principais fabricantes de hardwares, o que garante mais flexibilidade na hora de definir uma prestadora de serviço para utilizar no sistema.

Conheça as soluções de Gestão de Acesso e Segurança da Senior. Já são mais de 120 milhões de acessos, 65 mil dispositivos e mais de 2100 portarias gerenciadas, incluindo a segurança de 5 das 10 maiores montadoras do Brasil.

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