Para quem respira tecnologia, todos os processos acabam, invariavelmente, sendo movidos ou impactados por ela. É assim também com o Onboarding, processo de integração de novos colaboradores. Mais do que apresentar o recém contratado ao time, no Onboarding o objetivo é a realização de um processo de imersão, integração com a cultura e com o propósito da companhia.
E ser bem recebido não é apenas uma regra de etiqueta corporativa ou boa educação dentro das organizações. Um processo eficaz de Onboarding, com ferramentas de integração tecnológicas e eficientes também impacta diretamente na produtividade e na retenção de talentos. De acordo com a consultoria Delloite, 4% dos profissionais recém contratados decidem deixar a empresa já no primeiro dia, se esse for desastroso.
Já o cenário reverso, quando a integração ocorre num formato eficaz e satisfatório, deixando o profissional à vontade com a nova função, também é real. De acordo com a empresa Onboardia, 75% dos colaboradores que se sentem satisfeitos com o ritual de chegada se tornam leais à empresa.
Além disso, investir em Onboarding não é apenas uma questão de cuidado com as equipes, mas também é fundamental para a garantia da sustentabilidade dos negócios. Com apoio da tecnologia, temos investido cada vez mais em um processo de acolhimento que caminhe com o nosso propósito de potencializar pessoas e impulsionar negócios.
Desde 2017 estamos atuando em melhorias do Onboarding e destaco aqui algumas das ações que já estão fazendo a diferença em nossa rotina:
Experiência de acolhimento
Mais do que uma integração, entendemos que o Onboarding é um processo complexo, em que é importante atuar com empatia. O acolhimento através de uma equipe preparada para receber o novo colaborador, o cuidado em mostrar todo o ambiente da companhia e a transmissão de conteúdo multimídia institucional são algumas das questões que precisam estar em pauta.
Partimos do princípio de que a empresa é a segunda casa do profissional. E nada mais importante do que recebermos bem quem chega a nossa casa pela primeira vez. Um bom bate-papo, um café e uma boa primeira impressão. Precisa ser assim também com o novo profissional.
Mais do que receber, este já é um momento de reter. É desde o primeiro dia que precisamos trabalhar para oferecer ao cliente interno satisfação com o ambiente em que está inserido, a certeza de que fez uma boa escolha ao escolher a nossa empresa para estar. Desde 2017 atuamos efetivamente com este propósito, com melhorias constantes no Onboarding. E a experiência de acolhimento é apenas o primeiro passo.
Ao chegar na Senior, os colaboradores recém contratados não só recebem um kit de boas-vindas, como também passam por alguns procedimentos que adotamos como padrão. Alguns treinamentos, por exemplo, são essenciais. No entanto, não precisam ser maçantes, nem realizados em um único dia.
Através de recursos multimídia e de esforços de áreas como a Universidade Corporativa, os treinamentos passaram a ser mais dinâmicos e funcionais. Existe uma lista pré-definida que pode ser feita na primeira semana após a contratação, dentro do tempo do profissional, da forma e no horário em que se sentir mais confortável.
Os recursos digitais estão cada vez mais em alta quando o assunto é Onboarding e estão em destaque também em nossa rotina.
Proximidade mesmo que não seja geográfica
Um dos grandes desafios do processo de Onboarding e do acolhimento profissional é garantir a integração em empresas com mais de uma unidade. No nosso caso, uma visita até a matriz, dependendo da unidade de atuação do novo colaborador, pode demorar muito tempo até acontecer. Porém, ele precisa saber que faz parte do todo da empresa e o fato de não estar na matriz não interfere no seu grau de importância para a instituição.
Aqui a nossa atenção ao Onboarding sempre foi levar o DNA da empresa para qualquer espaço e local, criando uma unidade de comunicação, imagem e atuação. Mais do que ter um padrão de acolhimento, optamos por projetos multimídias e canais de comunicação eficientes para esta integração. Este processo é pensado para o resultado em longo prazo, na efetividade da nova contratação.
Como já destaquei acima, temos uma trilha específica de treinamento para o colaborador depois que entra na companhia. É ali, em materiais que falam sobre segurança do trabalho, carreira, remuneração, benefícios, comunicação interna e muito mais, que começamos a aproximá-lo com o nosso propósito.
Tecnologia no Onboarding
Muito do que fizemos hoje em nosso processo de Onboarding não seria possível sem o apoio da tecnologia. Soluções automatizadas e integradas nos apoiam em diversos pontos da integração de novos colaboradores.
Uma rede social corporativa, por exemplo, permite ao profissional escolher alguns grupos de discussão do qual quer fazer parte e ficar por dentro de tudo o que ocorre em seu trabalho e na empresa como um todo.
Além disso, uma plataforma completa de vídeos, documentos e informações integradas entre nossos sistemas de gestão ajudam o profissional a esclarecer dúvidas e é essencial para a sua nova rotina. Com isso ele ganha mais autonomia na rotina e nesta entrada e adaptação na empresa.
Leia também: Onboarding para retenção de talentos: 5 passos para implantar na sua empresa
Outra iniciativa para conectar todo o ecossistema da Senior tem sido a realidade virtual. Nossos óculos VR estão nas unidades e permitem ao novo funcionário fazer um tour virtual pela matriz, conhecendo melhor as dependências deste local. O objetivo é que em breve esse tour seja possível também de modo reverso, da matriz para unidades, por exemplo. Este era um gap comum que conseguimos resolver: quem atua na matriz faz o tour pessoalmente, e agora quem está em outra unidade não fica de fora deste processo de integração.
O primeiro dia de trabalho dos nossos profissionais hoje já não é mais comum. Antes de assumir de fato sua função, o colaborador respira a cultura da empresa, entende quem ela é e a partir daí pode desempenhar com melhor assertividade suas funções já nos primeiros meses. Isso porque passa por um processo bem sucedido de acolhimento, que é tão importante quanto o reconhecimento de sua atuação ao longo do processo de trabalho.
Tudo isso é parte de ações que já trazem resultados para a companhia, como estar entre as 20 melhores para se trabalhar, na categoria Grandes Empresas de TI, da Great Place to Work. E este é também um processo de melhoria contínua, em que apostamos na evolução com base na tecnologia para otimizar e ampliar os horizontes do Onboarding.
Ewerton Civiero é Analista de Educação Corporativa na Senior.
