Esta escrituração facilita que a Receita Federal obtenha dados sobre rendimentos pagos, retenções de Imposto de Renda e contribuições sociais .
Instituída em 2017, a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais – EFD Reinf, é um dos módulos do projeto SPED, utilizado por pessoas físicas e jurídicas, que em conjunto com o eSocial e a DCTFWeb visam substituir a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social – GFIP, e mais adiante, a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – DIRF.
Este documento fiscal serve de referência para a Receita Federal ter os dados a respeito de rendimentos pagos, retenções de Imposto de Renda e dados da contribuição social do contribuinte. Foi o caminho escolhido para substituir a EFD Contribuições em relação à Contribuição Previdenciária sobre Renda Bruta.
Assim como outras obrigações fiscais brasileiras, a EFD-Reinf gera diversas dúvidas, que vamos tratar ao longo deste artigo. Acompanhe!
Quem está obrigado a entregar a EFD-Reinf?
Há uma gama de empresas que devem apresentar estes dados:
- Todas as pessoas jurídicas que prestam e/ou contratam serviços realizados mediante cessão de mão-de-obra (colocam à disposição da empresa contratante, trabalhadores para realizar serviços contínuos);
- Pessoas jurídicas responsáveis pela retenção PIS, Cofins e CSLL;
- Pessoas jurídicas optantes pelo CPRB (desoneração da folha);
- Produtor rural pessoa jurídica e agroindústria;
- Associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional;
- Empresa que destinam recursos à associação desportiva que mantenha;
- Equipe de futebol profissional;
- Entidades promotoras de eventos que envolvam ao menos 1 associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional;
- Pessoas jurídicas ou físicas que tiveram retenção do IRRF.
Quais informações são necessárias e qual o prazo de entrega da EFD-Reinf?
É um documento de envio mensal – até o dia 15 -, contemplando as retenções de impostos sobre serviços prestados ou recebidos no mês anterior. Entre os dados necessários, encontram-se os rendimentos pagos, as retenções de IR e as contribuições sociais. É possível incluir informações:
- Tributárias relacionadas à tomada de serviços, contribuições e impostos recolhidos na fonte, além do cadastro de prestadores de serviço;
- Financeiras, caso de pagamentos e recebimentos, seja de serviços, de tributos, de contribuições e benefícios e receitas de partidas de futebol;
- Jurídicas, como ações trabalhistas e depósitos judiciais;
- Tecnológicas, incluindo cadastros, segurança de dados e extração de informações;
- Suprimentos, Cadastro de prestadores e tomadores de serviço, recebimentos de notas fiscais e comercialização de produção rural.
Existe multa por atraso ou prestação de dados incorretos?
Ao não declarar a EFD-Reinf ou errar em seu preenchimento, uma organização está sujeita a infrações. Entre elas, estão:
- No caso de não envio do módulo ou entrega fora do prazo, as multas podem variar de 2% a 20% do valor total;
- Caso a empresa preste informações incorretas, a penalidade será referente aos grupos de informação equivocados: o valor mínimo da multa é de R$ 500.
Como preparar os dados para a EFD-Reinf?
Uma das características da EFD-Reinf é o fato de estar estruturada por eventos de informações. O que isso significa? Que os dados podem ser encaminhados de forma separada, compondo toda a apuração de um determinado período.
As empresas podem fazer este encaminhamento de dados de duas formas:
- Via aplicativo próprio, que precisa ser integrado aos sistemas do governo federal e da Receita Federal do Brasil (RFB). Isso ocorre somente com os web services e com certificado digital da ICP Brasil, na transmissão de dados e na assinatura de documentos.
- Usar o portal e-CAC.
Quais os principais erros relatados na transmissão?
O cumprimento destas obrigações precisa ser definido conforme uma sequência de processos.
Este alinhamento entre as diversas áreas garante o sucesso e minimiza os equívocos. No entanto, é importante tomar cuidado com os 4 seguintes pontos:
1. Erros de cadastro
As empresas frequentemente erram ao registrar informações de prestadores de serviço ou tomadores. Verificação contínua e cruzamento de dados são boas práticas.
2. Informações incompletas
As informações incompletas ou inconsistentes são consideradas como erros pelo fisco. Por isso, a revisão dos dados com o suporte da tecnologia antes da submissão garante o sucesso dessa fase.
3. Falhas na integração de sistemas:
Problemas na integração entre sistemas de gestão e a plataforma EFD-Reinf são comuns. Conte com um parceiro adequado para ter sucesso nesta fase.
4. Atraso
Estabelecer um cronograma interno e adotar alertas automáticos contribui para o envio dentro dos períodos estipulados.
Reforma Tributária: precisamos também falar disso
E já que estamos falando em EFD-Reinf, não dá pra ignorar o contexto maior: a reforma tributária. Com toda a simplificação proposta, num cenário em que, futuramente, só teremos 3 impostos (CBS, IBS e IS), ela deve impactar diretamente a forma como as empresas lidam com as obrigações fiscais.
Com as mudanças previstas, manter processos bem estruturados e dados sempre em dia será essencial para atravessar esse novo cenário sem sustos. Mas, para isso, é necessário um ERP 100% adequado ao novo modelo.
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Case | Apuração fiscal em alguns cliques
Parte do renomado grupo indiano Kalpataru, a Fasttel é referência em engenharia para construção de subestações e linhas de transmissão. Com uma presença marcante e sólida no mercado global, a empresa precisava de uma solução de gestão fiscal integrada ao seu sistema ERP global (eles usam um ERP da matriz na Índia) e, claro, alinhada às exigências da legislação brasileira.
