Fique por dentro de todos os detalhes do processo de adequação do eSocial para empresas e entenda de vez a implantação, de forma simples e descomplicada.
Muito se fala sobre a implantação do eSocial nas empresas – a partir de julho de 2018, empresas privadas, enquadradas na segunda onda, deverão iniciar o envio de suas declarações obrigatoriamente. Isso porque todas as empresas que em 2016 tiveram faturamento superior a R$ 78 milhões já iniciaram sua adequação em 1o de janeiro deste ano.
O programa, que visa desburocratizar os processos do RH, consolidando em uma só obrigação o que antes era prestada em pelo menos 15. Com certeza, após a adequação dos processos e entendimento da importância desse projeto, irá gerar uma grande economia de tempo e dinheiro para as empresas.
As quatro entidades envolvidas no eSocial (Previdência Social, Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal e Receita Federal) terão o acesso as informações que lhe são devidas de uma forma mais transparente, prático e seguro. Esta última informação deve acender uma luz vermelha nas empresas, que a partir de agora devem tomar maior cuidado com o fornecimento das informações ao fisco. Qualquer erro pode ser apontado, qualquer omissão por falta de atenção pode virar um processo. E é aí que começa-se a perceber que a mudança que o eSocial está trazendo vai muito além do Departamento Pessoal.
Leia também: Multas eSocial: 7 penalidades para as empresas que não se adequarem
Departamento pessoal, Tecnologia da Informação, Medicina e Segurança do Trabalho, Jurídico, Financeiro são apenas alguns dos envolvidos ativamente no eSocial. Então como fazer essa transição de forma a não prejudicar a produtividade dentro da empresa?
Comitê de representantes do eSocial na empresa
Um dos primeiros passos recomendados é reunir um representante de cada uma das áreas que será afetada pelo eSocial. Esse Comitê deverá ser treinado a respeito de todas as exigências e informações que devem ser prestadas ao governo. Cada um desses funcionários será o responsável por gerir essas informações e repassá-las gradativamente aos colegas para que se adequem às novas exigências. Mas antes de tudo, é preciso mapear os processos atuais e identificar os ajustes necessários para a correta entrega das informações.
A ideia é que todos, se voltem para seus departamentos para mapear e analisar os processos pelos quais esses passam até chegarem a geração dos eventos correspondentes. A partir daí, será possível simplificá-los de forma que seu trânsito seja o mais fluido possível dentro da empresa.
E não vamos negar a realidade: para quem quer seguir à risca as novas determinações do governo, as mudanças serão grandes, significativas e muitas vezes, estruturais. Este é o momento ideal para não fazer vistas grossas a nenhuma irregularidade.
Não se pode ter medo de denunciar este ou aquele erro dentro do processo, haja visto que podem haver pesadas punições mais adiante. A empresa precisa fazer todos encararem este processo não como uma caça às bruxas, mas como um processo que, se todos colaborarem, será muito útil para todos os envolvidos: empresa, governo e colaboradores.
Quando todos os integrantes do Comitê estiverem de posse das suas propostas de processo, é a hora de envolver a direção da empresa. É mandatório que os responsáveis pela administração estejam cientes do quão profunda deverá ser a mudança e tudo o que vai demandar: fazer um upgrade no HCM da empresa ou trocar de sistema? Contratar uma Consultoria? Será necessário contratar mais pessoas? Temporários ou fixos?
Consulta de Qualificação Cadastral e regularização dos cadastros
Validados os novos processos e definidas as novas providências, é hora de colocar a mão na massa e iniciar a mudança efetivamente. Treinamentos precisarão ser realizados, testes e análise de erros e inconsistências, até que tudo esteja pronto para iniciar as declarações.
Por isso é tão importante prezar pelas etapas propostas pelo Governo antes de fazer o envio dos eventos. Primeiramente, é necessário fazer uma Consulta de Qualificação Cadastral (disponível no site oficial do eSocial) de todos os funcionários da empresa. Ao inserir os dados de cada um deles (data de nascimento, nome completo, NIS e CPF), o sistema apontará possíveis divergências das informações entre os órgãos envolvidos.
Também é fornecida a providência a ser tomada para realizar a correção o mais rápido possível. E essas alterações precisam realmente ser realizadas, sob pena de impedir o fornecimento de todas as outras declarações no momento do envio.
Saiba mais detalhes sobre a Consulta de Qualificação Cadastral
Sistema de gestão eSocial
Outro ponto que deve ser muito bem analisado pela empresa é quanto o sistema que será adotado para acompanhar a empresa na jornada do eSocial desde o seu primeiro envio – até porque qualquer mudança após o início do processo irá demandar possíveis alterações, retificações ou até mesmo exclusões do evento em questão.
Esta solução deverá integrar todas as áreas envolvidas no eSocial, permitindo que consultem os dados cadastrados. Também é importante que o sistema sinalize eventuais erros, já que qualquer imprecisão pode ser alvo de punição mediante a fiscalização.
Nesse sentido, além da consultoria para adaptação das empresas ao eSocial, a Senior dispõe do HCM, uma solução completa para que a sua empresa passe por essa transição com toda tranquilidade e segurança.
