Neste artigo, vamos explorar como as não conformidades podem ser exploradas e como as soluções Senior podem ajudar a sua empresa a ser mais estratégica.
No mundo corporativo, muitas vezes só se percebe a importância da conformidade quando já se está no meio de um problema. Multas, processos e danos à reputação são apenas algumas das consequências que podem surgir quando normas e regulamentos não são seguidos.
O que poderia ser evitado com uma gestão bem estruturada acaba se tornando um pesadelo, exigindo tempo e recursos para corrigir falhas, atingindo até mesmo o financeiro da empresa.
Neste artigo, vamos explorar como as não conformidades podem ser exploradas e como as soluções Senior podem ajudar a sua empresa a ser mais estratégica ao minimizar riscos ao seu negócio, ajudando-o a ganhar credibilidade, segurança e eficiência com o Security Hub Senior.
O que é a Gestão de Não Conformidades?
A Gestão de Não Conformidade é o processo de identificar, corrigir e prevenir falhas dentro de uma corporação, garantindo que normas, regulamentos e até mesmo leis sejam seguidos corretamente.
Seja uma irregularidade em um processo, um erro operacional ou descumprimento de alguma exigência legal, quando algo sai do eixo é essencial ter um sistema que permita encontrar rapidamente o problema e agir antes que ocorra prejuízos maiores. Mais do que isso, é preciso prevenir erros e quebras de processo e normas.
Importância de tratar não conformidades
Uma boa gestão de não conformidade trabalha de forma preventiva, evitando que erros passados se repitam, por exemplo. Isso envolve melhoria nos processos, enriquecimento da cultura organizacional e um dos pontos mais importantes: o monitoramento.
Empresas que adotam maneiras estruturas para lidas com não conformidades reduzem não apenas riscos, mas aumentam a eficiência de processos e credibilidade perante o mercado. Prevenir surpresas desagradáveis é a chave para o controle de uma organização, e ferramentas como o Gestão de Rotinas podem impulsionar isso, é o que vamos conferir mais abaixo neste mesmo artigo.
Quais são os principais desafios na Gestão de Não Conformidades?
Agora que você já sabe o que significa a gestão de não conformidade, é preciso entender que fazer esse gerenciamento não se trata apenas de corrigir erros quando eles aparecem.
O verdadeiro desafio está em inserir um procedimento eficiente que previna falhas e mantenha a empresa sempre em conformidade com as normas.
Na prática, isso não é simples e a organização pode enfrentar alguns desafios na gestão de não conformidades:
Dificuldade em identificar falhas
A falta de monitoramento contínuo e de ferramentas que detectem falhas rapidamente dificulta a correção antes que o dano se torne maior. É comum que empresas só percebam um problema quando ele já causou impacto negativo.
Falta de um processo estruturado
Sem um método claro para lidar com não conformidades, cada problema acaba sendo tratado de uma forma, não fortalecendo a cultura da empresa e muito menos mantendo um procedimento eficiente. Um fluxo bem definido de identificação, análise, correção e prevenção é essencial para a eficiência do processo.
Processos manuais e desorganizados
Ainda existem empresas que gerenciam não conformidades de forma manual, por meio de planilhas ou outros registros como documentos físicos em pranchetas. Isso torna o acompanhamento confuso, aumenta o risco de erros e dificulta a tomada de decisões estratégicas.
Falta de tecnologia especializada
A tecnologia é uma grande aliada na gestão de não conformidades, sendo assim, não investir em soluções que automatizam e facilitam esse controle pode ser um grande erro. Sem um sistema eficiente, o monitoramento de requisitos legais, auditorias e planos de ação se tornam tarefas burocráticas e propensas a falhas.
Um ótimo aliado para eliminar burocracias na gestão de não conformidades é o checklist digital. Eficientes e intuitivos, esses checklists trazem diversos benefícios na hora de estreitar processos, é o que vamos conferir mais a frente neste mesmo artigo.
Qual a relação da Gestão de Não Conformidades com as normas ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001 e ISO 31000?
Mais conhecidas como normas ISO (International Organization for Standardization, traduzindo, Organização Internacional para Padronização), referem-se à regras criadas com o objetivo de garantir segurança, qualidade e eficiência de produtos, processos e serviços em diversos segmentos da indústria.
Estão diretamente ligadas à gestão de não conformidades, uma vez que estabelecem diretrizes que quando seguidas, geram sustentabilidade para as empresas. Cada uma das normas exige um rigoroso controle sobre processos, são elas:
• ISO 9001: tem como foco principal garantir que empresas entreguem produtos e serviços de alta qualidade, atendendo expectativas dos clientes e melhorando seus processos de maneira contínua.
• ISSO 45001: é a norma voltada para saúde e segurança ocupacional, tem como objetivo reduzir riscos no ambiente de trabalho, prevenindo acidentes e garantindo a integridade dos colaboradores.
• ISO 14001: estabelece diretrizes para que as empresas diminuam impactos ambientais, controlando o consumo de recursos naturais e produção de resíduos, faz com que operações sejam mais sustentáveis e de acordo com as leis ambientais.
• ISO 31000: orienta empresas a identificarem, avaliarem e tratarem riscos de forma estruturada, ajudando a minimizar impactos negativos e potencializar oportunidades.
Mesmo parecendo burocrático, quando se investe em ferramentas flexíveis como o Gestão de Rotinas da Senior, se manter alinhado às normas ISO dentro do gerenciamento de não conformidades passa a ser parte da rotina e o melhor: tudo de forma automatizada.
Como fazer a Gestão de Não Conformidades
A gestão eficiente de não conformidades exige mais do que apenas detectar falhas: é preciso adotar um processo contínuo e estruturado, que envolva monitoramento, correção e prevenção.
O primeiro passo é criar uma cultura organizacional voltada para a conformidade, garantindo que todos os colaboradores entendam a importância de seguir normas e padrões.
Um bom fluxo de gestão de não conformidades inclui:
- Identificação do problema: Detectar o quanto antes a falha ou irregularidade, seja por meio de auditorias, checklists ou apontamentos operacionais.
- Registro e análise: Documentar a não conformidade de forma padronizada e avaliar as causas, impactos e riscos associados.
- Ação corretiva: Estabelecer e executar planos de ação para eliminar o problema e evitar recorrências.
- Prevenção: Revisar processos, atualizar procedimentos e capacitar equipes para evitar que a não conformidade volte a acontecer.
- Monitoramento contínuo: Acompanhar os resultados das ações implementadas, com indicadores e relatórios que permitam avaliar a eficácia das medidas tomadas.
Como a Senior pode auxiliar nos desafios de Não Conformidades?
Imagine ter o controle das operações organizacionais na palma da mão, de forma simples e organizada. O Gestão de Rotinas, através dos checklists digitais, é capaz de controlar não conformidades em um único sistema, e pode ser utilizado por operadores e gestores, pois a plataforma entrega intuitividade e praticidade.
O Gestão de Rotinas da Senior pode ser aplicado em diversos segmentos da indústria, oferecendo praticidade e aumentando a eficiência na gestão de não conformidades com os seguintes benefícios:
• Tecnologia especializada: substitui documentos impressos e planilhas, facilitando o controle;
• Previne perdas: atua de forma preventiva, evitando burlas, falhas, paralisações, incidentes e acidentes de trabalho;
• Centralização: centraliza as informações, facilitando ainda mais a gestão de não conformidades;
• Relatórios: identifica gargalos, acompanha rotinas e ainda oferece a possibilidade de exportar informações para auditorias, fiscalizações e prestação de contas.
Além disso, ao criar checklists digitais, totalmente personalizados e ilimitados, o compliance e a segurança da empresa ficam muito mais fortalecidos.
Com essa ferramenta, os colaboradores podem contar até com o envio de comentários e evidências em tempo real, como fotos, vídeos e áudios, garantindo mais precisão na hora de gerenciar possíveis não conformidades e prevenindo a não realização correta das atividades, já que alertas e lembretes são recursos que a solução oferece para não deixar que nada passe despercebido.
Sendo aliado das normas ISO, ainda há a opção do botão do pânico, trazendo ainda mais segurança para todos envolvidos nos processos, provando que é muito mais do que um sistema digital, é a chave para operações mais assertivas e para um gerenciamento de não conformidades sem burocracias e falhas.
