O processo de admissão é fundamental na gestão de recursos humanos, pois envolve a integração de novos colaboradores com a equipe e a cultura da empresa.
Ou seja, é a primeira experiência de potenciais funcionários com a organização, portanto precisa ser marcante e positiva.
A digitalização desse processo traz benefícios significativos, como a eliminação de burocracias, a redução de custos e uma melhor experiência tanto para a empresa quanto para o candidato.
Neste artigo, vamos explorar as etapas do processo de admissão, os documentos necessários, as melhores práticas e como a tecnologia pode otimizar esse fluxo de trabalho.
O que é o processo de admissão?
O processo de admissão é uma sequência de etapas que uma empresa precisa seguir para integrar novos funcionários.
Esse processo começa com o recrutamento e seleção de candidatos e vai até a formalização da contratação. A formalização inclui a coleta de documentos, a realização de exames admissionais e o onboarding — nome que se dá ao processo de integração inicial dos novos colaboradores à equipe.
Etapas do processo de admissão
O processo de admissão tem múltiplas etapas, cada uma com sua importância e pontos de atenção que devem ser observados.
A seguir, ajudamos você a entender melhor cada uma dessas etapas:
1. Recrutamento
O primeiro passo no processo de admissão é o recrutamento, o qual envolve a busca e a atração de possíveis candidatos para a vaga.
É crucial utilizar as ferramentas adequadas e portais especializados na captação de talentos, ajudando a alcançar o perfil desejado.
2. Seleção de candidatos
Após o recrutamento, a empresa seleciona os candidatos que mais se encaixam no perfil e desafios da vaga e inicia os processos de avaliação. Esses processos podem incluir testes de habilidades técnicas, habilidades sociais e dinâmicas de grupo.
Essa é um momento fundamental para avaliar se o candidato se é aderente à cultura da empresa e nas exigências da vaga.
3. Envio de proposta
Depois de escolher o candidato que mais se destacou, a empresa deve enviar uma proposta de trabalho clara. A proposta precisa incluir informações sobre remuneração, benefícios e condições de trabalho.
É essencial que o candidato tenha a oportunidade de esclarecer dúvidas antes de aceitar a proposta, a fim de diminuir ansiedades e evitar surpresas.
4. Coleta da documentação
Caso o candidato selecionado aceite a proposta, começa a etapa para reunir os documentos exigidos. Uma vez aceita a proposta, o candidato deve apresentar a documentação necessária para formalizar a contratação. Aqui, manter o processo digital permite coletar documentos de forma rápida e segura, evitando erros e perdas.
Os principais documentos exigidos na admissão são:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
- CPF e RG
- Título de eleitor para maiores de 18 anos
- Comprovante de residência
- Inscrição no PIS/Pasep
- Comprovante de escolaridade
- Registro profissional emitido pelo órgão de classe
- Certidão de nascimento ou de casamento
- Fotos
Alguns documentos podem variar de acordo com a empresa e a posição, como:
- CNH, caso a função exercida envolva veículos
- Cartão de vacinação de filhos menores de sete anos
- Comprovante de frequência escolar de filhos maiores de sete anos, para o caso de salário-família
- Certificado de alistamento militar ou reservista para homens entre 18 e 45 anos
- Certidão de nascimento de filhos de até 21 anos
Os exames admissionais exigem uma atenção especial. A legislação diz que eles são obrigatórios na contratação, de responsabilidade e custos da empresa e comprovados mediante emissão do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). Há algumas variações que dependem da atividade desempenhada. Por exemplo: exames toxicológicos para motoristas profissionais, apesar de não serem obrigatórios, passaram a ser regulamentados pela Portaria MTPS n.º 116/2015.
5. Integração com a equipe (Onboarding)
Após a conclusão do processo de admissão, a etapa de integração é tão crucial quanto as outras.
Também conhecida como onboarding, a integração proporciona ao novo colaborador a familiarização com a cultura, valores e práticas da empresa, além de apresentar a equipe e as rotinas de trabalho.
Essa etapa pode ser otimizada por meio de soluções digitais que oferecem recursos que facilitam a chegada e integração do novo colaborador.
Melhores práticas no processo de admissão
Preparamos algumas dicas importantes para executar o processo de admissão com mais agilidade e assertividade. Confira:
- Automatização do processo: a utilização de um software de gestão de pessoas pode agilizar o processo, reduzindo a carga burocrática e permitindo que a equipe de RH se concentre em atividades mais estratégicas.
- Checklist de admissão: criar um checklist de admissão de colaboradores ajuda a garantir que todos os passos sejam seguidos e que a documentação necessária esteja completa.
- Transparência: manter uma comunicação clara e transparente durante todo o processo de admissão evita mal-entendidos e frustrações para ambas as partes envolvidas.
- Feedback: solicitar feedback dos novos colaboradores sobre o processo de admissão pode proporcionar insights valiosos para melhorias futuras.
- Inclusão: o processo deve ser inclusivo e justo, levando em consideração a diversidade de pessoas candidatas e eventuais necessidades especiais que podem surgir. Tanto a empresa quanto o processo devem estar preparados para isso.
Compliance no processo de admissão
É essencial que o processo de admissão esteja em conformidade com as legislações trabalhistas vigentes. Isso inclui a correta documentação, a realização dos exames admissionais obrigatórios e a proteção de dados pessoais dos candidatos.
Além da confidencialidade dos dados em todas as etapas, algumas obrigações legais como o eSocial exigem que a empresa envie esses dados para o Governo com precisão e dentro do prazo.
Esse é outro aspecto facilitado por sistemas de gestão, onde se juntam as informações necessárias, auxiliando na declaração das obrigações e evitando possíveis multas para a empresa.
Custos envolvidos no processo de admissão
Os custos do processo de admissão podem variar bastante conforme a realidade da empresa, dependendo de fatores como:
- Recrutamento: a empresa pode investir em anúncios em plataformas de vagas e serviços de recrutamento especializado, a fim de captar talentos que se identifiquem com as oportunidades.
- Capacitação: a empresa deve prever investimentos na integração e treinamentos dos novos colaboradores, para que eles se sintam mais seguros e preparados para assumir os novos desafios.
- Documentação física: pode haver custos com a organização e armazenamento de documentos, tornando-se até inviável para a operação em empresas com porte maior.
Muitos desses custos são minimizados ou até mesmo eliminados quando o processo deixa de ser físico e vira digital. Cobrimos tudo sobre esse assunto para você logo no item a seguir!
Digitalização do processo de admissão
Como mencionado ao longo do artigo, a digitalização do processo de admissão deve ser aplicada nas empresas.
Especialmente com o aumento das oportunidades de trabalho remoto, faz sentido que a empresa tenha que se afastar de processos físicos, modernizando a admissão e ampliando as possibilidades de contratação para além de limites geográficos. Isso ajuda a agilizar as tarefas e proporcionar uma melhor experiência geral para novos colaboradores. A seguir, acompanhe com mais detalhes para saber como tornar isso uma realidade!
Candidatura e pré-admissão facilitada
Assim que um candidato passa pelo processo seletivo, um sistema de gestão como a Admissão Digital da Senior pode usar os dados da candidatura e adiantar o processo. Isso é possível porque esse é um sistema integrado com o ATS de Recrutamento e Seleção, onde são captados os dados de candidatos. Nessa integração, os dados já chegam no sistema de Admissão Digital atualizados e prontos para serem usados.
Admissão aliada ao compliance fiscal
A partir das informações preenchidas pelo candidato durante a fase de seleção, ele mesmo pode adiantar a qualificação cadastral no eSocial. O sistema agiliza o processo validando dados como: nome, CPF, PIS e data de nascimento. Mas vale a observação: essa validação não anula a fase de envio de fato para o eSocial, a qual é realizada nos sistemas de folha de pagamento ao concluir a admissão.
Comunicação entre RH e candidatos facilitada
Os mesmos dados obtidos na candidatura também permitem que o profissional de RH crie convites de admissão a serem enviados para o candidato selecionado. Esses convites têm campos fixos, mas são também customizáveis, permitindo que a empresa inclua campos adicionais que façam sentido para o negócio ou para vagas específicas.
Gestão e assinatura eletrônica de documentos admissionais
Outra etapa que é facilitada pela Admissão Digital é a assinatura eletrônica dos documentos de admissão. Ao receber o convite de admissão, o novo colaborador recebe e assina todos os documentos admissionais eletronicamente. Isso tem vários benefícios, confira alguns:
- Menos burocracia e desperdício: o RH não precisa mais correr atrás de documentos e ainda ter que arquivá-los em algum lugar físico. Os documentos admissionais são enviados e armazenados digitalmente, com segurança e promovendo a sustentabilidade alinhado com boas práticas de ESG (Environmental, social and Governance).
- Mais agilidade e segurança: o novo colaborador recebe os documentos para assinar por meio de um link. O link pode ser enviado em diversos meios, como e-mail, SMS e WhatsApp. O acesso ao convite de admissão e documentos digitais é protegido por um token de autenticação — uma chave única de acesso e com tempo de validade. Isso garante mais segurança e autenticidade em todas as etapas.
- Diminuição de erros e retrabalhos: digitar dados de documentos manualmente é algo com tendência a erros. Com a leitura usando a inteligência artificial de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), o sistema valida as informações e alerta caso algo possa estar errado. Novos colaboradores podem enviar documentos digitalizados remotamente, eliminando a necessidade de deslocamento até a empresa. Assim, além de diminuir o esforço para enviar e receber os dados, ainda evita possíveis inconsistências.
Acompanhamento do processo
Outro desafio do processo de admissão é acompanhar todas as etapas mencionadas até aqui. Isso também se torna mais fácil com a Admissão Digital, onde o RH conta com toda a gestão do processo: convites enviados, respondidos, expirados, documentos pendentes de assinatura, admissões não concluídas e muito mais. Com isso, o RH elimina controles manuais e tem todos os dados que precisa para acompanhar, em tempo real, dentro do sistema.
Conclusão
Por fim, concluímos que executar as etapas do processo de admissão, especialmente priorizando a digitalização desse processo, oferece uma série de vantagens que vão desde a agilidade até a redução de custos.
Implementar um sistema digital não só otimiza o fluxo de trabalho do RH, mas também melhora a experiência dos candidatos.
