Holerite digital: o que é, como funciona e principais benefícios

Descubra como o holerite digital simplifica a gestão de pagamentos, garantindo mais agilidade, segurança e praticidade para colaboradores e empresas.

No atual cenário de transformação digital, as empresas estão cada vez mais buscando maneiras de otimizar processos, reduzir custos e aumentar a eficiência de seus departamentos. Uma das ferramentas que têm ganhado destaque nesse contexto é o holerite digital.

Neste artigo, vamos explorar o que é o holerite digital e como implementá-lo em sua empresa. Você também descobrirá as vantagens que ele oferece, tanto para empregadores quanto para colaboradores, e como garantir que sua empresa esteja em conformidade com a legislação trabalhista.

Para que serve o holerite?

O holerite é fundamental para a gestão financeira e trabalhista das empresas. Para o RH, ele permite que se mantenha um controle rigoroso sobre os pagamentos e garante que todas as obrigações legais estão sendo cumpridas.

Para os colaboradores, o holerite funciona como um comprovante de renda, necessário em diversas situações: como na solicitação de crédito, aluguel de imóveis, e outros.

Além de sua função primária como comprovante de pagamento, o holerite também serve como um histórico financeiro: tanto para a empresa quanto para o colaborador. Para a empresa, ele é um registro essencial que pode ser utilizado em auditorias, processos trabalhistas e para fins de controle interno.

A manutenção de um arquivo organizado de holerites permite que as empresas comprovem que todos os pagamentos foram realizados corretamente e dentro dos prazos estipulados pela lei.

Para os colaboradores, o holerite é uma garantia de que os seus direitos estão sendo respeitados. Ele detalha todos os componentes de sua remuneração, incluindo salário base, adicionais, descontos e benefícios.

Isso permite que o trabalhador tenha total transparência sobre o que está recebendo, e sobre o que está sendo descontado, evitando surpresas desagradáveis no final do mês.

Contracheque é a mesma coisa que holerite?

Sim, o termo “holerite” e “contracheque” são sinônimos, a escolha de um termo ou outro geralmente depende da região ou da cultura organizacional. Em estados como São Paulo, por exemplo, o termo “holerite” é mais comumente utilizado.

Enquanto em outras regiões, como o Rio de Janeiro, “contracheque” pode ser o termo preferido. Essa variação linguística, no entanto, não altera a função ou a validade do documento.

O que deve ter no holerite?

Um holerite completo deve conter várias informações organizacionais e do empregado. Os principais itens que devem estar presentes são:

• Dados da empresa: nome, CNPJ, endereço e razão social. Esses dados são fundamentais para identificar o empregador e garantir a autenticidade do documento.
• Dados do colaborador: nome, PIS, função/cargo e CPF. Essas informações personalizam o documento e garantem que ele está sendo emitido para o colaborador correto.
• Salário bruto: valor total antes dos descontos. Este é o valor de referência para todos os cálculos subsequentes no holerite.
• Descontos: INSS, FGTS, adiantamentos, contribuições sindicais, entre outros. Os descontos são detalhados para que o colaborador saiba exatamente o que está sendo deduzido do seu salário bruto. Além disso, o holerite deve especificar as bases de cálculo para o FGTS, INSS e IRRF, que são essenciais para garantir a conformidade com as obrigações fiscais e previdenciárias. 
• Salário líquido: valor final a ser recebido após os descontos. Este é o valor que será efetivamente pago ao colaborador.
• Adicionais e gratificações: como horas extras, adicional noturno, adicional de periculosidade, entre outros. Esses itens são importantes para garantir que o colaborador está recebendo todas as compensações devidas.
• Quantidade de dependentes de IRRF e salário-família: a quantidade de dependentes declarada para o IRRF deve ser mencionada no holerite, pois ela impacta o valor do imposto de renda retido. O salário-família também deve ser incluído, quando aplicável. 

Além dessas informações básicas, o holerite pode incluir outros detalhes, dependendo das políticas da empresa e do contrato de trabalho do colaborador. Por exemplo, pode haver menções a bônus de performance, participações nos lucros, ou benefícios adicionais como alimentação e transporte.

O que diz a lei sobre holerite?

A legislação trabalhista brasileira, através da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), exige que as empresas forneçam aos seus colaboradores um comprovante de pagamento.

Além disso, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) também influencia a forma como os holerites devem ser gerados e armazenados, especialmente quando se trata do holerite digital.

A empresa precisa garantir que todos os dados dos colaboradores estejam protegidos contra acessos não autorizados e que a privacidade dos funcionários seja respeitada.

O descumprimento dessas obrigações pode resultar em penalidades severas para a empresa, incluindo multas e ações judiciais.

Portanto, é crucial que as organizações estejam sempre atualizadas sobre as exigências legais relacionadas à emissão e armazenamento de holerites.

É preciso assinar o holerite?

Embora a assinatura do holerite tenha sido uma prática comum no passado, a legislação atual permite a dispensa da assinatura. O artigo 464 da CLT estabelece que o pagamento do salário deve ser realizado contrarrecibo, o qual pode ser substituído por um depósito em conta bancária.

Dessa forma, elimina a obrigatoriedade da assinatura no holerite impresso, desde que o comprovante de depósito em conta bancária seja fornecido.

A eliminação da obrigatoriedade de assinatura física simplifica o processo de distribuição dos holerites e reduz o risco de erros ou fraudes. Isso abre espaço para a adoção do holerite online, que pode ser acessado online pelos colaboradores.

No entanto, é importante que a empresa mantenha registros detalhados e acessíveis dos pagamentos realizados, seja através de sistemas digitais ou arquivos físicos, para garantir a conformidade legal.

Datas de entrega do holerite

O holerite deve ser entregue ao colaborador até o quinto dia útil do mês seguinte ao trabalhado, conforme estabelecido pelo artigo 459 da CLT. O cumprimento dessa data evita complicações legais e garante que os colaboradores possam comprovar sua renda em tempo hábil para suas necessidades pessoais.

A pontualidade na entrega do holerite é essencial não apenas para o cumprimento das obrigações legais, mas também para a manutenção de uma relação de confiança entre a empresa e seus colaboradores. Atrasos na entrega podem gerar incertezas e descontentamento, além de potenciais passivos trabalhistas.

Modelos de holerite

Existem dois principais modelos de holerite: o impresso e o digital.

• Holerite impresso: é o modelo tradicional, onde o documento é gerado em papel e entregue fisicamente ao colaborador. Ainda é amplamente utilizado, especialmente em empresas que não adotaram a transformação digital. No entanto, o holerite impresso pode representar custos adicionais para a empresa, como despesas com papel, impressão e armazenamento. Além disso, há o risco de perda ou extravio dos documentos físicos;
• Holerite digital: este modelo vem ganhando força nas empresas que buscam modernizar seus processos. Ele é emitido e acessado eletronicamente, oferecendo vantagens como sustentabilidade, segurança e facilidade de acesso. O holerite online permite que os colaboradores acessem seus documentos a qualquer momento e de qualquer lugar, utilizando apenas um dispositivo com acesso à internet. Além disso, ele contribui para a redução do impacto ambiental, ao eliminar o uso de papel, e facilita a integração com outros sistemas de gestão.

A transição para o holerite digital traz uma série de benefícios para a empresa, incluindo a automatização de processos, a redução de erros humanos e a melhora na comunicação com os colaboradores.

Porém, é importante que a empresa escolha uma plataforma segura e confiável para a implementação do holerite digital, garantindo que todos os requisitos legais e de segurança sejam atendidos.

O que é holerite digital?

O holerite digital é a versão eletrônica do contracheque tradicional e é acessado por meio de sistemas online.

Ao contrário do holerite impresso, o holerite digital é armazenado e distribuído eletronicamente, oferecendo uma série de vantagens em termos de acessibilidade, segurança e sustentabilidade.

Com o avanço da tecnologia e a crescente digitalização dos processos empresariais, o holerite online se tornou uma solução prática e eficiente para empresas que buscam modernizar suas operações.

Através de soluções HCM, como a Folha de Pagamento e aplicativos que disponibilizam os dados aos colaboradores (como o Waapi e Wiipo), os colaboradores podem acessar seus holerites de forma segura, rápida e prática. E o melhor: diretamente pelo celular, eliminando a necessidade de papéis e simplificando esse processo para a equipe de Recursos Humanos.

Conformidade legal do holerite digital

Apesar de a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não fazer menção específica ao holerite digital, a legislação trabalhista brasileira permite o uso de recibos de pagamento eletrônicos, desde que sejam cumpridos certos requisitos.

Segundo o artigo 464 da CLT, o empregador é obrigado a fornecer ao empregado, mediante recibo, todas as informações relativas ao pagamento do salário, incluindo descontos e bonificações. Esse recibo, portanto, pode ser digital: desde que o colaborador tenha acesso garantido ao documento. Confira outros pontos legais a serem considerados:

1. Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD): para estar em dia com a LGPD, as empresas precisam garantir que os dados dos colaboradores estejam protegidos contra acessos não autorizados. As soluções Senior HCM asseguram que todas as práticas estejam em conformidade com a LGPD, garantindo que as informações pessoais dos colaboradores sejam tratadas com o sigilo e segurança devidos.
2. Convenções coletivas: além da CLT, é importante que as empresas verifiquem as convenções coletivas de trabalho de sua categoria. Algumas convenções podem ter regras específicas sobre a entrega de holerites, seja em formato digital ou impresso. A consulta dessas convenções é essencial para garantir que a empresa esteja em conformidade legal!
3. Acesso pós-desligamento: esse é mais um aspecto importante a ser considerado. Embora a empresa não seja obrigada a manter o holerite eletrônico disponível após o desligamento, ela deve armazenar essas informações por um período determinado, para que possam ser acessadas em caso de auditorias ou solicitações judiciais, por exemplo.

Benefícios do holerite digital

A adoção do holerite digital oferece uma série de benefícios — tanto para as empresas, quanto para os colaboradores. Abaixo, listamos os principais:

1. Redução de custos: a adoção do holerite digital traz uma redução significativa de custos para a empresa. Ao eliminar a necessidade de impressão, a organização gera uma economia direta nas despesas operacionais. Além disso, ao centralizar o armazenamento de documentos em plataformas digitais, a empresa também economiza no espaço físico que seria destinado ao arquivamento de holerites impressos. E a redução de custos não para por aí: ao automatizar a distribuição de holerites, o RH ganha tempo e pode se dedicar a atividades mais estratégicas.
2. Sustentabilidade: o holerite eletrônico contribui significativamente para a sustentabilidade ambiental. Ao optar por uma solução digital, a organização diminui o consumo de papel. Dessa forma, reduz também a demanda por recursos naturais como a água, além de colaborar com a preservação das árvores. Como consequência, reduz o uso de tinta e os resíduos associados ao descarte de cartuchos e toners. Nesse sentido, a adoção do holerite digital demonstra o compromisso da empresa com práticas mais sustentáveis, e essa escolha pode melhorar a imagem da empresa perante seus clientes, colaboradores e a sociedade em geral.
3. Acesso facilitado: diferente dos holerites físicos, que podem demorar para ser distribuídos ou exigir que o colaborador se desloque até um local específico para recebê-los, o holerite digital está sempre disponível de qualquer lugar e a qualquer momento — basta que o colaborador utilize um dispositivo com acesso à internet. Essa conveniência agiliza o processo de consulta e gera mais produtividade ao RH. Além de facilitar a vida do colaborador, especialmente em situações em que ele precisa comprovar sua renda de forma rápida. Alguns exemplos são: a necessidade de solicitar crédito, abrir uma conta bancária, ou mesmo para processos de financiamento.
4. Segurança: a segurança das informações é uma prioridade quando se trata da digitalização de documentos sensíveis, como o holerite. Soluções da Senior, como a Folha de Pagamento e aplicativos como o Waapi (que integra o Painel de Gestão) e Wiipo, garantem que os dados dos colaboradores estejam protegidos através de várias camadas de segurança. Dessa maneira, assegura que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações, evitando riscos de vazamentos ou acessos indevidos. Além disso, os holerites digitais são armazenados em ambientes seguros, com uma camada de proteção extra contra possíveis falhas humanas. A utilização de tecnologias avançadas para a proteção dos dados reforça a confiança dos colaboradores na empresa e garante a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e demais exigências legais.
5. Agilidade e eficiência no RH: como você percebeu até aqui, a digitalização do holerite libera a equipe de RH para que se concentrem em atividades mais estratégicas. Com a Wiipo, a ativação do holerite digital pode ser feita em menos de 30 minutos, o que torna o processo ágil e prático. Além disso, a solução facilita a integração com outros sistemas de RH, permitindo uma gestão mais eficiente e centralizada.
6. Comprovação de renda simplificada: como citamos antes, os colaboradores podem usar o holerite digital como comprovante de renda para diversas finalidades. Por isso, o acesso rápido e fácil a esses documentos entrega uma experiência muito melhor e mais prática ao colaborador!
7. Redução de erros humanos: a automação do processo de geração de holerites digitais reduz significativamente a ocorrência de erros humanos, como cálculos incorretos ou preenchimento inadequado de informações.
8. Integração com outros sistemas: não é novidade que ter dados de colaboradores em vários locais pode gerar falta de precisão e atraso em processos do RH. Por isso, é fundamental contar com soluções que permitem a integração com outros softwares de RH e sistemas financeiros. Isso facilita a troca de informações entre diferentes departamentos e garante que todos os dados estejam atualizados e em conformidade com as políticas internas da empresa.
9. Armazenamento na nuvem: essa prática, sem dúvida, oferece ainda mais segurança e eficiência à gestão de documentos. Na nuvem, os dados ficam protegidos contra perda ou danos físicos, como incêndios ou inundações. Também podem ser acessados a qualquer momento, de qualquer lugar. Além disso, a nuvem elimina a necessidade de grandes espaços físicos para armazenamento de arquivos.

Conclusão

O holerite digital representa um avanço significativo na gestão de pagamentos e na modernização do departamento de Recursos Humanos. Ele facilita o acesso às informações, reduz custos, aumenta a segurança e garante a conformidade com a legislação trabalhista.

Com as ferramentas e planejamento adequados, a implementação do holerite digital pode ser simples, rápida e eficiente, beneficiando tanto as empresas quanto os colaboradores.

A adoção do holerite digital é mais do que uma simples mudança operacional – é um passo importante para o futuro das relações de trabalho, promovendo transparência, eficiência e segurança em todos os aspectos da gestão de pessoas.

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