Sistema ATS de recrutamento e seleção: o que é e como funciona

Entenda o que é um sistema ATS para recrutamento e seleção, como ele pode transformar a forma de contratar na sua empresa, os benefícios que oferece e como escolher a solução ideal para agilizar e otimizar seu processo de contratação.

Um sistema ATS para recrutamento e seleção é uma solução de atração, triagem e seleção de candidatos que organiza e agiliza o processo de recrutamento e seleção. Este tipo de software oferece insights aprofundados sobre os pools de candidatos.

Segundo uma pesquisa da Harvard Business Review sobre o impacto da tecnologia na eficácia da aquisição de talentos e no sucesso geral dos negócios, a automação está ajudando a contratar pessoas com mais eficiência, resultando em agendamentos de entrevistas mais rápidos e redução nas desistências de candidatos.

Na prática, o processo de recrutamento e admissão digital está se consolidando nos departamentos de RH. Por isso, os números que apontam para o uso de sistemas ATS continuam a crescer.

Neste artigo, exploramos o que é um sistema ATS, como funciona, suas principais características e como elas beneficiam as organizações.

O que é ATS?

ATS é a sigla para Applicant Tracking System. Trata-se de um software que auxilia o departamento de RH a gerenciar o processo de contratação, coletando e classificando currículos para encontrar candidatos ideais e acompanhar o progresso deles no processo seletivo, digitalizando tarefas e trazendo diferentes benefícios para os envolvidos nas etapas: as empresas e candidatos.

O processo de contratação pode ser demorado e frustrante tanto para empregadores quanto para candidatos. Buscando agilizar esse processo, muitas empresas começaram a usar sistemas ATS para recrutamento e seleção. Os recrutadores podem, então, selecionar os candidatos usando o ATS, bem como acompanhar seu progresso no processo seletivo.

Ao digitalizar as tarefas, um sistema ATS para recrutamento e seleção traz uma série de benefícios para as empresas, como veremos adiante.

Como funciona um sistema para recrutamento e seleção?

Um software ATS tem uma lógica de quatro etapas principais:

Etapas principais do funcionamento do ATS

1. Registro da requisição de candidato: um profissional do departamento de RH registra uma requisição de candidato no ATS. Ele inclui informações como o cargo, as habilidades desejadas e a experiência necessária.
2. Publicação da vaga: o sistema faz a publicação da vaga no portal em que os candidatos estão cadastrados para se conectarem com as empresas.
3. Armazenamento e classificação de currículos: à medida que os candidatos enviam seus currículos, o ATS armazena, organiza e classifica os candidatos em ordem de adequação, colocando em destaque aqueles que melhor correspondem ao perfil da vaga.
4. Identificação dos candidatos mais qualificados: os profissionais do departamento de RH identificam rapidamente os candidatos mais qualificados e os avançam no processo seletivo.

Com os currículos em um sistema ATS, um recrutador pode configurar pesquisas focadas, usando palavras-chave específicas. Por exemplo, se a empresa está buscando um profissional para a área comercial, o recrutador pode usar ‘vendas’ como palavra-chave para encontrar os candidatos que correspondem aos seus critérios. O sistema permite ainda filtrar candidatos com habilidades ou formação específicas. Basta realizar uma busca que se concentre nesse termo.

A pesquisa do ATS irá cobrir todos os tópicos do currículo do candidato, desde sua experiência de trabalho até sua educação. 

Benefícios específicos de um software de recrutamento e seleção

Atualmente, as empresas que escolhem um sistema ATS para recrutamento e seleção se beneficiam da escalabilidade e da capacidade de tomar melhores decisões de contratação. Isso é possível graças à automação dos processos, que viabiliza a pesquisa e classificação de candidatos com o perfil ideal. Confira a seguir as vantagens de implementar um sistema ATS:

1. Funções críticas com tempo reduzido nas etapas de recrutamento

Desde a definição do perfil ideal até a seleção do candidato, a equipe de RH se dedica a muitas tarefas vitais de aquisição de talentos. A boa notícia é que usando um Sistema ATS completo e robusto, você pode agilizar essas atividades e garantir mais velocidade na contratação.

O software apresenta uma visão holística do progresso de todo o pipeline de sua equipe em tempo real e permite compartilhar insights em um processo colaborativo. Enquanto isso, o recrutador pode acompanhar onde cada candidato está em seu funil e determinar os próximos passos para cada oportunidade ativa.

2. Tecnologia de recrutamento aprimorada

Um sistema ATS robusto oferece uma solução completa para todas as necessidades de recrutamento e seleção. Com ele, as equipes de aquisição de talentos podem gerenciar todas as etapas do processo de forma centralizada e eficiente.

Dessa forma, a empresa passa a ter um processo de recrutamento transparente de ponta a ponta, fornecendo às partes interessadas uma visão em tempo real e rápida do progresso do pipeline. Além disso, os dados críticos dos candidatos podem ser compartilhados com ferramentas de inteligência de negócios e sistemas HCM.

Essas funcionalidades aceleram as tarefas em todo o funil de recrutamento. Com um bom sistema ATS, é possível, por exemplo, elaborar descrições de trabalho inclusivas, compartilhar atualizações automatizadas de entrevistas internamente, direcionar avaliações aos candidatos e realizar verificações de antecedentes.

3. Maior diversidade nas equipes

A diversidade é um dos compromissos das empresas que constroem uma forte política de responsabilidade social. As companhias tendem a ganhar muito quando decidem ter uma equipe com mais diversidade. Estudos mostram que quanto mais diversificado for o seu time, maior será o potencial de inovação e crescimento da empresa, com uma probabilidade 36% maior de superar os concorrentes.

Sendo assim, ter um sistema ATS para recrutamento e seleção, que facilite a conexão com diversos talentos, pode se tornar um diferencial competitivo para o seu negócio. Procure soluções que tenham recursos de bloqueio de viés. Assim, você garante que todos tenham uma chance justa de ingressar na empresa.

4. Experiência do candidato otimizada e amigável

Um sistema ATS pode melhorar muito a experiência de recrutamento tanto para o departamento de RH quanto para os candidatos. Por exemplo, um ATS:

• Suporta comunicação interna e externa rápida: o ATS facilita o envio e recebimento ágil de mensagens pela equipe de RH, mantendo os candidatos informados e aumentando a transparência do processo.
• Fornece canais para feedback dos candidatos: o ATS permite solicitar e receber feedback dos candidatos em cada etapa, ajudando a melhorar a estratégia de recrutamento e valorizando as opiniões dos candidatos.
• Envia automaticamente notificações e atualizações com base em fluxos de trabalho personalizados: a automação de notificações mantém os candidatos informados sobre suas candidaturas em tempo hábil, aumentando o engajamento e a satisfação.

Uma experiência de contratação amigável contribui para fortalecer a marca empregadora, e um ATS é fundamental para que isso aconteça. Quando os candidatos têm uma experiência positiva, eles são mais propensos a falar bem da empresa, independentemente do resultado do processo seletivo. Isso pode atrair ainda mais talentos no futuro e melhorar a reputação da empresa no mercado de trabalho.

5. Conformidade com os regulamentos

Um aspecto crítico do processo de contratação é o cumprimento das leis trabalhistas. Daí a importância de investir em um sistema ATS. Na prática, a solução mantém os registros e ajuda sua organização a corrigir rapidamente qualquer inconsistência ou inconformidade. 

O ATS é especialmente importante para organizações de grande porte que contratam centenas, às vezes milhares, de colaboradores por ano. Com tantos dados de recrutamento, as informações podem ser perdidas. Porém, quando a empresa tem um sistema ATS, trabalhando em conjunto com análises orientadas por dados, ele mantém todos os insights necessários — e descarta as informações que você não precisa, como registros duplicados.  

Dessa forma, um sistema ATS para recrutamento e seleção ajuda a garantir a precisão dos relatórios e evitar penalidades. 

6. Práticas de contratação padronizadas

Quando se trata de contratação em escala global, manter apenas os candidatos mais relevantes e qualificados em sua base é crucial para uma contratação eficiente e eficaz. Para tanto, o ideal é ter uma prática de contratação padronizada. O ATS certo ajuda muito porque permite:

• Criar modelos de fluxo de trabalho personalizados, para que os processos sejam consistentes;
• Cadastrar dados usados por todos os membros da equipe, como perguntas de entrevista e cronogramas de acompanhamento;
• Atribuir tarefas aos colaboradores, notificando-os automaticamente;
• Coletar e relatar as principais métricas de desempenho;
• Conectar os diferentes sistemas, para garantir a transição dos candidatos para novas contratações com sucesso.

Características e funcionalidades indispensáveis em um ATS

Para o departamento de RH, um sistema ATS é uma ferramenta valiosa que permite rastrear e gerenciar cada candidato. Assim, a solução ajuda a manter as equipes organizadas, otimizando o fluxo de trabalho e reduzindo o tempo de contratação. 

Principais funcionalidades do ATS

• Publicar vagas abertas em quadros de empregos e páginas de carreira para coletar inscrições; 
• Armazenar e atualizar continuamente os perfis dos candidatos como parte do rastreamento do sistema; 
• Selecionar, filtrar e organizar os candidatos com base na experiência, conjuntos de habilidades e qualificações; 
• Avançar ou desqualificar os candidatos com fluxos de trabalho automatizados; 
• Interagir com os candidatos por meio de mensagens personalizadas; 
• Salvar os candidatos para uma vaga futura; 
• Coletar e administrar a documentação necessária para o recrutamento, seleção e contratação.   

Principais recursos de um ATS

Um sistema ATS oferece uma série de funcionalidades importantes para a automação do processo de recrutamento e seleção. Veja alguns dos principais recursos de um sistema ATS:

• Personalização Flexível do Pipeline de Candidatos
• Análise e Correspondência avançada de currículo
• Quadro de vagas e Integração de mídias sociais
• Relatórios completos e Ferramentas analíticas
• Comunicação automatizada com o candidato
• Ênfase em Conformidade e Segurança
• Acesso mobile e Design intuitivo
• Integração de CRM e Compatibilidade de Ferramentas
• Escalabilidade e Adaptabilidade para demandas futuras
• Páginas de Carreira personalizadas
• Pontuação do candidato

Considerações ao escolher um ATS 

São muitas as possibilidades de uso de um sistema ATS. Mas, afinal, o que você deve considerar ao escolher um ATS?

Questões a serem consideradas
Veja algumas questões que exigem sua atenção, antes de implementar o software: 

• Você tem os profissionais certos na equipe de contratação? 
• O seu processo de contratação está considerando a experiência do candidato?  
• Seus processos atuais foram analisados para identificar o que está funcionando bem e as oportunidades de melhorias? 
• Como um novo sistema de rastreamento de candidatos suportará seus padrões internos de contratação? 

ATS da Senior

Recrutar novos talentos para sua empresa pode ser um grande desafio e você quer ter certeza de que investe nas ferramentas certas. A boa notícia é que ter um sistema de Recrutamento e Seleção, ajuda a simplificar o processo de contratação e economizar tempo e energia dos profissionais do departamento de RH.

Além disso, é uma solução potencializa o crescimento sustentável da empresa, de forma eficaz e eficiente, com colaboradores que têm fit com os valores culturais da companhia.  

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