Leia o post blog e conheça 8 benefícios da automatização no lançamento de NFS-e.
Você já ouviu falar em automatização de lançamento de NFS-e? Em nosso país, emitir documentos fiscais é um desafio enorme, devido à quantidade de regras que existem, tanto para a emissão quanto para o recolhimento de tributos, o que faz com que essa atividade acabe tomando muito tempo das empresas.
Além disso, é comum que os documentos acabem sendo gerados com erros e tragam maiores dores de cabeça para as empresas com a necessidade de correção e cancelamento, prejudicando suas atividades e podendo gerar multas e sanções.
Uma opção cada vez mais buscada pelas organizações é a automatização de lançamento de nota fiscal eletrônica, trazendo mais comodidade e segurança para as empresas. Neste post, vamos falar um pouco mais sobre o assunto. Não perca!
O que é automatização de lançamento da NF?
É comum identificar processos que exigem o lançamento manual de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas. Nessa dinâmica as NFS-e são enviadas ao tomador de serviço, comumente via e-mail, que deve fazer o lançamento manual, descrevendo as informações do fornecedor, número do documento, valor, data de emissão etc.
O processo de automatização elimina a necessidade das ações manuais. Além de otimizar tempo, o processo mitiga erros capazes de gerar prejuízos ou, até mesmo, burocracias excessivas para solucionar.
Ou seja, o serviço, que é integrado com o portal da prefeitura, busca as notas ficais emitidas pelos prestadores de serviço e as lançam automaticamente no ERP, dispensando a ação de recebimento e lançamento manual do documento. Como resultado, tem-se um documento virtual que é armazenado no banco de dados de forma muito mais segura.
Quais os benefícios de automatizar a emissão?
Agora que você já tem uma ideia geral de como funciona a automatização da emissão de notas, reunimos alguns dos principais benefícios de se valer dessa tecnologia em sua empresa.
1. Gera redução de custos
O principal e mais buscado é a redução dos custos, que vem com a menor necessidade de mão de obra para o lançamento das notas, a diminuição de erros e a garantia de muito mais agilidade em todo o processo.
Além disso, também existe uma redução de custos com impressão e armazenamento, já que as empresas devem armazenar seus documentos fiscais por até cinco anos, segundo a legislação fiscal, uma vez que as notas estarão em meio digital, ocuparão menos espaço e não demandarão impressão em papel.
2. Evita a cobrança de juros e multas
Ao optar pela automatização do lançamento das notas fiscais de serviço eletrônicas, sua empresa poderá ter uma maior garantia de evitar a cobrança de juros e multas por atrasos na entrega dos documentos fiscais aos órgãos regulares.
É comum, no lançamento manual, que esse tipo de atraso aconteça devido ao volume de notas a serem preenchidas, sendo que é um trabalho que demanda muita atenção para evitar erros. Com a automatização, tudo passa a ser muito rápido, de modo que a finalização do serviço já gera a nota.
3. Melhora a gestão e o controle
Uma gestão eficiente depende de uma visualização geral de todo o processo e das etapas que o envolvem. Ao automatizar o lançamento de notas fiscais de serviço eletrônicas, sua empresa poderá ter um controle muito melhor sobre prazos e pagamentos.
Dessa forma, são evitados maiores erros, como atrasos ou repetição de pagamentos de impostos já realizados, além de haver um acesso simplificado a todos os documentos fiscais emitidos.
4. Aumenta a segurança de dados
A API realiza a comunicação com a plataforma dos órgãos fiscalizadores utilizando-se de uma série de medidas de segurança, como tokens de acesso, certificado digital e criptografia, evitando, assim, qualquer tipo de vazamento de dados que possa prejudicar sua empresa ou seus clientes.
5. Permite a consulta remota
Mobilidade é uma palavra cada vez mais utilizada hoje em dia e ela está ligada à capacidade das organizações de trabalhar de forma ordenada, independentemente dos locais em que seus colaboradores se encontrem.
O armazenamento digital das notas fiscais recebidas permite uma melhor organização das informações e o acesso remoto a todas as transações sempre que isso for necessário, de modo que se pode utilizar controles de usuário para proteger esses dados.
6. Faz o cálculo automático de impostos
O cálculo correto de impostos pode ser uma dor de cabeça quando o lançamento das notas fiscais é realizado de forma manual, porém, é um dos principais benefícios quando falamos em automatização, pois todos os cálculos são realizados pela API.
O sistema reúne informações acerca do tipo de nota, do serviço prestado e de alíquotas e tributos que incidem sobre o valor total da nota e realiza os cálculos necessários, assim, o financeiro da organização deve apenas provisionar o valor.
Dessa forma, evita-se qualquer preocupação em relação ao pagamento errôneo de impostos — um dos principais motivos que levam as empresas a pagarem multas e sofrerem com sanções.
7. Melhora a gestão de tempo
Outro grande benefício na hora de automatizar o lançamento de NFS-e é a garantia de uma melhor gestão de tempo, pois não haverá mais a necessidade de manter colaboradores específicos desenvolvendo a atividade de preenchimento, podendo voltar a força de trabalho para outras atividades e melhorar a produtividade.
Além disso, a busca por notas em um banco de dados é muito mais simples que em arquivos físicos e, muitas vezes, podemos aplicar filtros, como data e cliente, para achar um documento em segundos.
8. Permite uma atuação mais estratégica
Ao automatizar o lançamento de notas fiscais de serviço, é possível reunir informações importantes acerca dos tributos que sua empresa vem pagando e entender, da melhor forma, qual é o regime tributário que se encaixa de maneira mais adequada na sua organização.
Assim, é possível buscar por incentivos fiscais e pagar menos tributos ao governo, diminuindo seus custos de operação.
Como escolher um sistema de automação?
Escolher uma boa plataforma que permita automatizar o lançamento de notas fiscais de serviço eletrônicas é uma tarefa que demanda atenção, pois nem todas as ferramentas cumprem com o que prometem, além de que alguns fornecedores podem não se mostrar confiáveis.
É preciso buscar referências acerca da API, para verificar se ela pode realmente ajudar a sua empresa, e entender como funciona a integração dessa interface com o seu ERP e também com a plataforma de emissão de notas da prefeitura.
O ideal é conversar com os representantes dos fornecedores e entender como funciona cada ferramenta e como elas podem ajudar você e a sua empresa no lançamento automática de suas notas fiscais eletrônicas.
A automatização de lançamento de NFS-e é fundamental para agilizar seus processos fiscais e alcançar todos os benefícios descritos neste post. Esperamos que, ao final da leitura deste artigo, esse ponto tenha ficado muito claro.
