Afinal, o que é o eSocial?

Tire suas dúvidas e entenda de uma vez o que é o eSocial.

O eSocial – é um projeto do governo federal que visa unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus colaboradores. Trata-se da escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais e vem sendo considerado o mais abrangente e ousado projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), atendendo as determinações da  Receita Federal (RFB), do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), da Previdência Social e da Caixa Econômica Federal (CEF). Quando atingir sua totalidade, impactará 100% das empresas no Brasil.

Teremos então a substituição gradativa de diversos documentos e arquivos mensais e anuais bem como da sua forma de envio, tais como: MANAD, SEFID, CAGED, RAIS, DIRF , Ficha de Registro de Empregado, CTPS, CAT, entre outros.

Assim, podemos entender que todas as informações referentes aos colaboradores e seu capital humano, desde o momento da sua admissão, contratos de trabalho,  até o momento do seu desligamento, terão que ser enviados, inclusive dados relativos a exames periódicos, eventuais afastamentos, possíveis alterações de cargos e de salários.

Guia eSocial: saiba como transmitir eventos

A obrigatoriedade para o envio dos dados ocorrerá de forma gradativa, observado o faturamento da empresa, bem como o enquadramento da mesma. Para maiores detalhes, consulte os prazos em: Tudo o que você precisa saber sobre eSocial

Objetivos do eSocial

O projeto do eSocial tem como objetivos principais:

• Simplificação do cumprimento de diversas obrigações principais e acessórias;
• Padronização das informações, sendo essas enviadas para uma única plataforma;
• Eliminar a redundância das informações;
• Racionalização no cumprimento de obrigações, com a maior agilidade na concessão de direitos trabalhistas e previdenciários;
• Agilidade no acesso às informações, tornando a fiscalização mais efetiva com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.

Como se preparar para o eSocial?

O período para se adequar à nova realidade do eSocial, exige principalmente planejamento, preparação e treinamento. Além disso, a adaptação ao eSocial exigirá uma revisão completa dos processos de trabalho nas empresas, capacitação de equipes, maior integração entre as áreas.

eSocial para empresas: Como conduzir o processo de adaptação

Outro ponto importante. As pessoas envolvidas precisam acompanhar a legislação vigente para que os procedimentos realizados sejam feitos em conformidade com a lei, evitando, assim, erros por omissão ou puro desconhecimento. Esse acompanhamento, além de apoiar no entendimento das informações a serem geradas, podem evitar notificações, multas e possíveis processos. Entenda mais sobre as possíveis penalidades: Multas eSocial: 7 penalidades para as empresas que não se adequarem

Abaixo destacamos algumas ações para que as empresas possam de adequar da melhor forma ao eSocial:

Criação de um comitê

O comitê deverá envolver pessoas de todas as áreas afetadas pela implantação do eSocial. É essencial destacar que não é apenas o setor de recursos humanos que será impactado. É importante o envolvimento de áreas tais como medicina e segurança do trabalho, financeiro, contábil, jurídico, TI, avaliando então os impactos possíveis e a necessidade de adequação de cada uma das áreas. O eSocial vai exigir um alinhamento entre as áreas da empresa com Recursos Humanos para que a movimentação de mão obra seja notificada em tempo e entre as áreas que geram informações legais para nada seja esquecido.

Mapeamento de processos

É um passo extremamente importante, uma vez que através dessa avaliação mais minuciosa é que serão identificadas as necessidades de mudança e adaptação e a real dimensão do impacto que essas transformações provocaram nas atividades e nas rotinas dos setores. Assim, é muito importante observar quais procedimentos vêm sendo cumpridos e quais precisam ser adaptados dentro da empresa, principalmente em relação a aspectos como fluxo e confiabilidade das informações.

Mudança de cultura

A legislação trabalhista brasileira é arcaica. A adequação a essa nova realidade, fará com que a empresa cumpra com segurança as rotinas do eSocial e também com que os trabalhadores assegurem seus direitos trabalhistas. Para que a empresa se adapte a realidade, recomenda-se:

• Entender as e promover adequações;
• Planejar ações periódicas para relembrar os requisitos;
• Sensibilizar a alta gestão;
• Criar encontros de divulgação;
• Capacite sua equipe. Estimule a participação em cursos e eventos sobre o tema também em prol do desenvolvimento profissional.

Sistemas

É importante que o fornecedor da solução ofereça ao cliente mecanismos  de comunicação e também e ajustes da estrutura. Clientes que possuem desenvolvimento de sistema próprio devem adequar para as exigências necessárias e isso pode ser custoso. Assim, vale ter esses pontos de atenção:

• Software apropriado para envio das informações;
• Manutenção atualizada das informações para envio;
• Avaliar individualmente os fornecedores;
• Avaliar aderência das aplicações utilizadas em cada área envolvida;
• Solicitar junto aos fornecedores o entendimento das exigências;
• A ferramenta deve possuir facilidade de integração entre as áreas;
• Necessidade de adquirir novas ferramentas de trabalho.

Saneamento da base de dados

A base de dados deverá ser revisada e as inconsistências encontradas, corrigidas para não comprometer o resultado final. Com estes processos, o governo objetiva cruzar dados cadastrais dos colaboradores, com as informações já registradas nos sistemas governamentais, evitando divergências ou duplicidades. Recomenda-se assim:

• Definir as ações e processos de ajuste;
• Identificar as inconsistências;
• Regularizar os atuais dados em conformidade com as tabelas e regras de campos dos leiautes do eSocial.

Qualificação cadastral:

Inicialmente, no site do eSocial executar a qualificação cadastral, que tem como objetivo permitir ao usuário verificar se o CPF e o NIS (NIT/PIS/PASEP) estão aptos para serem utilizados no eSocial. Confira maiores detalhes sobre Consulta de Qualificação Cadastral – eSocial: tudo o que você precisa saber sobre.

Conclusão

Gestão de pessoas é uma área de gestão que envolve trabalho em equipe em prol do ambiente de trabalho e das pessoas. O eSocial não modificou a legislação atual, apenas modernizou o sistema de organização, transmissão, recebimento e arquivamento dos dados. Dessa forma, para que essa adaptação seja bem executada, exige conhecimento amplo e contínuo das regras.

Antes de ser um problema, o eSocial é uma oportunidade para as empresas comprometidas com a melhoria de seus resultados e processos, investirem em soluções que atendam às necessidades de revisões da sua operação a fim de ampliar competitividade e longevidade.

Não deixe para a última hora o envio das informações mesmo que sua seja de pequeno porte. Perceba que quando o projeto entrar em vigor, você já deverá estar habituado a essa nova realidade.

Andreia Adami, é Analista de Negócios do Gestão de Pessoas | HCM e nossa especialista em eSocial.