Tire todas as suas dúvidas sobre a gestão de recebimento de NFS-e nesse post e fique por dentro da solução Senior para gestão de notas de serviços.
Seja qual for o seu negócio, prestar contas para o governo é uma obrigatoriedade de todas as empresas, independente do seu segmento, atuação ou tamanho. Atrasar o pagamento de impostos pode comprometer o sucesso da empresa e claro, acarretar em multas. Por isso é muito importante ter clareza sobre a nota fiscal de serviço, como ela funciona e quais suas características, para que nenhuma etapa passe despercebida.
Por não existir uma padronização de âmbito nacional, hoje o Brasil conta com diversos tipos de notas fiscais de serviços, com diferentes formatos e regras. Desta maneira, o trabalho de envio e recebimento das informações e a conferência dos dados sempre exigiu bastante tempo das empresas. A tecnologia otimizou esse processo e com a transformação digital, surgiram formas mais simples e práticas de emissão da nota fiscal de serviço eletrônica. Para facilitar a vida dos profissionais envolvidos com esse processo e agilizar a conferência e o cruzamento de dados, foi criada pelas entidades municipais a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), uma versão digital da nota fiscal de serviço.
O que é Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços. A geração da NFS-e é feita, automaticamente, por meio de serviços informatizados, disponibilizados aos contribuintes. Para que sua geração seja efetuada, os dados que a compõem serão informados, analisados, processados, validados e se corretos, gerarão o documento. A responsabilidade pelo cumprimento da obrigação acessória de emissão da NFS-e e pelo correto fornecimento dos dados à secretaria é do contribuinte.
Para que serve?
A NFS-e é utilizada para formalizar digitalmente as operações de prestação de serviço. Assim como documentos tradicionais precisam de validação, quando digitalizados, a credibilidade dos documentos fiscais também é beneficiada, já que no formato digital fica mais difícil de acontecer um extravio ou algum tipo de informação corrompida pelo caminho. Isso também amplia o controle fiscal e a troca de informações entre os Fiscos. O maior objetivo de emitir a NFS-e é garantir a segurança de todos os envolvidos nessa operação.
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Obrigações
É de responsabilidade do contribuinte a emissão da NFS-e para cobrir a operação de prestação de serviço, e do correto fornecimento dos dados as entidades municipais, para a geração da mesma. Além disso, atualmente a legislação tributária vigente no Brasil, obriga que as notas fiscais emitidas ou recebidas, devem ficar armazenadas por cinco anos. Pois, durante esse período, o Fisco pode solicitar os documentos para conferência. Caso a empresa não possua as notas solicitadas, ela pode receber multas.
Desafios do Recebimento Eletrônico de NFS-e
Apesar de existir um projeto nacional de padronização da NFS-e, atualmente o processo de emissão da NFS-e, é realizado pelas prefeituras em todo o país, não ocorrendo de forma padronizada e centralizada, pois não existe uma padronização nacional. Empresas que recebem NFS-e de duas ou mais prefeituras, por exemplo, enfrentam o desafio de ter acesso ao documento por meio de processos variados, de acordo com as opções utilizadas por cada administração municipal.
Na prática, cada prefeitura adota um layout e tipo de arquivo diferente, que atende às necessidades específicas de cada município. Dessa maneira, esses formatos são desenvolvidos por empresas e pelas próprias administrações municipais. Por isso, um dos grandes dilemas, de fato, é manter a integração com vários formatos das NFS-e emitidas. E para potencializar ainda mais esse cenário de desconforto, o lançamento da NFS-e é realizado manualmente nos sistemas fiscais e de gestão das empresas, o que gera baixa produtividade, erros de digitação e grande custo operacional.
Além do panorama já apresentado, durante o processo de entrada das NFS-e, também podemos encontrar os seguintes problemas:
• Perda de tempo em procurar notas no e mail
• Atraso do pagamento do fornecedor
• Entrar em contato com fornecedores em busca de nota extraviada
• Verificação de informações da NFS-e e do DANFSE
• Custos com recebimento e tratamento de documentos fiscais
• Má qualidade de informações usadas
• Vulnerabilidade a multas ou descumprimento de prazos
• Documentos perdidos ou rasurados
• Organização e identificação de NFS-e faltantes
• Checagem de notas canceladas
NFS-e Nacional x Reforma Tributária: o que muda em 2026?
A partir de 2026, com a implementação da Reforma Tributária, o cenário da emissão e recebimento da NFS-e terá novidades importantes.
De acordo com a Lei Complementar 214/2023, todos os municípios e o Distrito Federal terão duas opções:
- Autorizar seus contribuintes a emitir a NFS-e Nacional diretamente no Ambiente Nacional;
- Manter um sistema próprio de emissão, mas obrigatoriamente sincronizar os documentos fiscais emitidos com o Ambiente Nacional, seguindo o leiaute padronizado.
Isso significa que não haverá uma migração obrigatória única. Municípios poderão continuar utilizando sistemas locais, mas terão que enviar os documentos ao Ambiente Nacional, garantindo maior integração.
Na prática, o cenário de fragmentação ainda vai existir, já que cada município poderá manter seu próprio emissor. Mas, pela primeira vez, as NFS-e estarão centralizadas em um repositório nacional, o que vai facilitar bastante a busca e o cruzamento de informações.
Impacto para as empresas
Com as notas disponíveis no Ambiente Nacional, empresas terão menos dependência de receber o XML/PDF diretamente do fornecedor. A consulta via webservice passa a ser uma alternativa mais segura e eficiente, reduzindo o risco de extravio ou atrasos no envio de documentos.
E é aqui que entra o diferencial da solução de Recebimento de NFS-e da Senior: o e-Docs já está preparado para buscar automaticamente as notas no Ambiente Nacional, trazendo mais agilidade e confiabilidade para o processo de gestão fiscal.
Em resumo: a Reforma Tributária não elimina a autonomia dos municípios, mas representa um passo importante para a integração nacional da NFS-e. Estar preparado fará toda a diferença para garantir conformidade e eficiência nesse novo cenário.
Conheça a solução de Recebimento de NFS-e da Senior
Otimize e agilize os processos fiscais com a solução de Recebimento de NFS-e da Senior. A solução foi desenvolvida para simplificar o dia a dia das áreas fiscais e compras, eliminando os processos manuais e dando foco às exceções (casos onde realmente necessite de uma interação humana).
O processo consiste na automatização do recebimento das notas de serviços através da caixa de e-mail e monitoramento automático nas prefeituras, traduzindo em notas de serviços padronizadas, que são integradas no ERP da Senior para validação das informações e efetivação da entrada da NFS-e. Esse processo permite também a vinculação da NFS-e a Ordem de Compras ou Contratos já cadastrados no sistema, possibilitando a rastreabilidade dos serviços já tomados e a continuidade dos processos padrões do ERP.
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