Maximize os resultados da sua empresa através da gestão de estoques e compras

Uma das principais frustrações de qualquer vendedor é a de não ter o produto disponível diante de uma demanda de venda, que dependendo do segmento, como por exemplo varejo, atacados e distribuidores, significa venda perdida. E o que a reposição de estoques e gestão de compras tem a ver com isso? Me acompanhe que você vai se surpreender

Eu costumo dizer que existem três perguntas “mágicas” quando o assunto é gestão de estoques e compras: O quê, quanto e quando, ou seja, quais produtos precisam ser comprados, qual o tamanho da demanda e quando devem estar disponíveis. Ter a resposta certa (ou a mais aproximada possível) para essas perguntinhas com certeza vai aumentar os seus resultados e apesar de parecerem simples, existem diversas variáveis que podem afetar essas respostas.

A reposição de estoques é o caminho

A literatura empresarial tem explorado a muito tempo esse assunto e com certeza você já deve ter ouvido que “produto no estoque é dinheiro parado”, por outro lado, “se o produto não está disponível ele não é vendido”, ou seja, estamos no meio de um enigma e é aí que entra a reposição dos estoques, que tem como principal objetivo, manter os estoques em níveis confiáveis, otimizados e disponíveis. Você só precisa se preparar para isso, veja como:

• Escolha a forma adequada: Cada negócio tem as suas particularidades, então você precisa escolher a forma ou formula que mais de adeque a sua realidade, inclusive, pode determinar a aplicação por produtos ou categorias.
  • Estoque mínimo: Você pode definir uma quantidade mínima que deseja ter em estoque, essa é uma ótima alternativa se o seu foco é otimização dos custos.
  • Estoque máximo: Essa é uma boa opção para produtos de alta rotatividade e com necessidade de alta disponibilidade. Essa opção não é indicada para produtos que sofrem alterações constantes de preço.
  • Dias de estoque: Essa é uma das fórmulas mais utilizadas e com maior assertividade. Na prática você define o período que quer ter de estoque disponível com base no seu histórico de vendas e/ou consumo. Aqui é importante que você considere o lead time do seu fornecedor.
• Prepare-se para o futuro: Essa é uma das tarefas mais difíceis e é aí que entra a especialização da reposição de estoques. Você pode se basear no consumo médio dos últimos dias ou meses ou no mesmo período do ano anterior, isso vai depender de cada negócio. Aqui é importante ressaltar um elemento a mais, que são as datas especiais, ou seja, os períodos sazonais e existem duas aplicações para eles: Considerar para as compras que o antecedem e desconsiderar nas compras que o sucedem, vou ar um exemplo para facilitar: Se você tem uma papelaria, no mês de janeiro e fevereiro você tem um período sazonal, que é a venda de materiais escolares, então nas compras que antecedem esse período você precisa considerar um aumento nas vendas. Agora, no mês de março tudo volta ao normal, então você não pode se basear na média de vendas destes dois meses para fazer suas compras.
• Previna-se de erros e situações adversas: Todo processo operacional está suscetível a erros e o segredo está na prevenção deles, ou ainda, caso aconteça alguma situação adversa, como o aumento ou queda brusca no consumo médio em determinado dia, não vai ser nada bom que isso seja considerado no calculo da reposição dos seus estoques e é aí que entra a inteligência dos picos e vales, ou seja, se houver um consumo muito acima (pico) ou abaixo (vale) da média, ele pode ser desconsiderado.
• Use o mix de produtos a seu favor: Se você está lançando um novo produto você não terá histórico de consumo, certo? Então não dá pra fazer reposição de produtos novos? Para resolver esse problema, existe a figura dos produtos equivalentes e substitutos na reposição.
  • Equivalentes: Servem como base de consumo de produtos similares, ou seja, você vai comprar os dois produtos, um que já possui histórico próprio e outro novo que vai se basear no histórico do seu equivalente.
  • Substitutos: Caso você esteja descontinuando um produto e substituindo por um novo, você pode realizar as compras do produto novo com base no histórico do “velho” e ainda, considerar o saldo de estoque dele, para queimar o estoque.

Viu como a reposição de estoque traz inteligência ao seu negócio? Tem muito mais ainda, continua comigo que você vai descobrir.

Visão centralizada

Este é outro ponto bem importante, é preciso ter uma visão centralizada das demandas de reposição de estoque e compras, principalmente se você tem estoques descentralizados, várias unidades ou um time maior de compradores.

Você consegue negociar melhores preços com os fornecedores quando compra em maiores quantidades, ou ainda, pode agrupar as demandas de diversas unidades e fazer uma compra centralizada.

Automação e otimização de processos

Automatizar processos traz ganho operacional em qualquer área, mas quando fala-se de reposição e compras, a percepção é ainda maior. Se você tem um mix de produtos muito grande, por exemplo, é inviável analisar item a item, ou seja, você pode definir que produtos das curvas C e D, são analisados automaticamente pelo sistema, deixando apenas a responsabilidade de aprovação das compras na mão do usuário (se for necessário) e então pode se dedicar a avaliar mais criteriosamente os produtos das curvas A e B (os mais importantes e estratégicos).

Todo processo pode ser automatizado, da reposição ao pedido de compras, mas é importante que os compradores e gestores tenham visibilidade da etapa em que os processos se encontram.

O novo comprador

O comprador tem ganhado cada vez mais responsabilidade na estratégia de vendas, sim você, leu certo, o comprador influencia diretamente nas vendas. A partir de uma boa compra, com preços atrativos é possível elaborar uma promoção ou campanha de vendas. Através de uma boa negociação de prazo com os fornecedores, é possível dar fôlego ao fluxo de caixa e oferecer condições de pagamento flexíveis na venda.

Mais do que um setor que outrora apenas recebia as demandas e operacionalizava-as, o comprador tem dedicado cada vez mais o seu tempo na gestão dos seus fornecedores, buscando as melhores negociações e pesquisando novas opções de produtos e marcas. Para isso é importante que o trabalho operacional seja otimizado com uma ferramenta que seja confiável e apresente as informações necessárias para que este trabalho estratégico seja realizado com efetividade.

E se você acha que só as grandes empresas precisam se preocupar com esse assunto, está enganado, pois em qualquer ramo de atuação e tamanho do negócio, existe margem para otimização dos processos operacionais.

Se você é uma PME não pode deixar de ler nosso conteúdo sobre implantação remota de ERP.

O ERP como ferramenta estratégica

Ter um sistema de gestão empresarial que otimiza processos, aplica inteligência ao negócio e oferece informações estratégicas é essencial para que tudo isso que você leu até agora seja materializado, ou seja, o ERP é o parceiro do comprador na busca pela eficiência operacional.

Entenda tudo sobre sistemas de gestão empresarial e saiba porque automatizar processos é essencial para sua empresa.

A reposição de estoques e operacionalização das compras podem se tornar atividades muito trabalhosas se você não tiver a ferramenta certa.

E aí, quer conhecer uma solução que contempla tudo isso que você leu? Então fale com a gente.