Com os últimos acontecimentos, as empresas se viram na necessidade de repensar sua operação, realinhar processos para que possam ser realizados remotamente e por aí vai. Uma crise quase sempre nos pega de surpresa e nestes momentos, a melhor maneira de tomar decisões é tendo um comitê de gestão de crises. Neste post, falamos sobre como montar um para a sua empresa e damos dicas para os primeiros passos. Acompanhe!
No ambiente corporativo, nós sabemos que qualquer empresa, independente do tamanho ou segmento, está exposta a eventuais crises. Mesmo as mais cautelosas e com uma excelente gestão, podem a qualquer momento encarar uma situação intempestiva.
No universo conectado em que vivemos, as informações circulam na velocidade da luz. E assim como as notícias chegam rápido, as decisões e o posicionamento diante delas precisam ser rápidos também. Hoje, qualquer informação que seja compartilhada, seja da empresa ou até externa – como é o caso que estamos vivendo – pode gerar uma grande crise.
Com a situação do coronavírus, as empresas precisaram tomar decisões rapidamente para encontrar formas de garantir a segurança e o bem-estar dos seus colaboradores e, ao mesmo tempo, manter a operação à distância da melhor maneira possível.
Apresentar uma boa solução com agilidade ao responder a uma crise ainda é um privilégio concedido naquelas situações em que conseguimos prever os problemas antes deles, de fato, acontecerem. Mas em situações como essas, em que somos surpreendidos, como agir rapidamente? Tendo uma equipe preparada para lidar com situações como essa! Por isso um comitê de gestão de crises é tão importante em momentos como este.
Abaixo, trazemos alguns passos fundamentais para montar um comitê de gestão de crise:
Como montar um comitê de gestão de crises?
Antes de mais nada, tenha em mente o perfil das pessoas que vão compor esse comitê. É preciso que ele seja composto por pessoas que saibam lidar com situações de extrema pressão, que tenham uma boa visão de mercado e que seja composto por áreas essenciais da empresa, visando o cliente e a empresa. Assim, cada um vai ter uma visão diferente e uma análise do ponto de vista de cada processo. Isso ajuda a enriquecer a construção de uma decisão!
O comitê tem diversas responsabilidades. Além de definir as estratégias, é ele que vai estabelecer o tom das mensagens informando as decisões tomadas, as metas e ações que devem ser adotadas, e também estabelece ações para a manutenção das operações essenciais durante o período de crise.
Um fator extremamente importante é a periodicidade das reuniões, alguns comitês as realizam diariamente, e dependendo da gravidade do problema, até mais de uma reunião por dia. Além disso, muitas vezes há o treinamento de porta-vozes para garantir o fluxo, a atualidade e agilidade das informações sobre a empresa e o problema que está sendo tratado. Assim, é preciso ter tudo isso em mente na hora de escolher as pessoas que farão parte do comitê. Levando todos estes pontos em conta, você deve ter mapeado alguns perfis “chave” dentro da empresa para formar um comitê bem preparado!
Com isso, seguem alguns passos que podem ser seguidos pelo comitê:
1º passo: defina o problema
Tenha clareza sobre o que está acontecendo. Entenda o problema com integralidade para saber a melhor forma de enfrentá-lo. Escolha fontes confiáveis, pesquise, leia sobre e compartilhe os insights com os colegas do comitê.
2º passo: levantamento de informações relevantes
Este é o momento de verificar os fatos, descartar boatos, conversar com quem puder esclarecer dúvidas sobre o problema e entender a situação para definir a melhor forma de abordagem.
3º passo: tenha um canal de comunicação oficial ou um porta-voz oficial
É muito importante que a organização tenha um porta-voz e um canal oficial de comunicação e que, quando as informações forem repassadas as lideranças, que cheguem a todos as áreas bem alinhadas para não criar dúvidas e boatos. Isso é muito importante para minimizar informações desencontradas. Vale ressaltar que o porta-voz deve ser capacitado para ter a postura correta e saber a melhor maneira de responder perguntas.
4º passo: demonstre preocupação e deixe as pessoas informadas
O silêncio pode parecer descaso, tanto para o público interno quanto para o externo. Por isso, ambos devem ser abastecidos de informações, para que tenham segurança de que algo está sendo feito e a percepção de cuidado por parte da organização. Esta é a hora de mostrar preocupação genuína com os envolvidos, ouvir as queixas, esclarecer as dúvidas e mostrar o que está sendo feito para solucionar ou minimizar o problema.
5º passo: mantenha a rotina de trabalho
A organização não pode parar enquanto se gerencia uma crise, pois a sensação de normalidade traz estabilidade e segurança. É importante lembrar que as áreas de linha de frente com o cliente, deve ser imediatamente preparadas para responder à crise.
Conte com a Senior no momento de gestão de crise e gestão à distância
Temos um outro post em nosso blog falando sobre gestão à distância e home office. Você pode conferir neste link.
