A descrição de cargos é uma ferramenta essencial para o departamento de RH, aplicável em áreas como recrutamento e seleção, gestão de pessoas e avaliação de desempenho.
Ela detalha as funções, atividades, habilidades e qualificações de cada posição, garantindo alinhamento com os objetivos da empresa e clareza para todos os envolvidos.
Neste artigo, você vai entender a importância da descrição de cargos, o que incluir em um modelo eficaz e como utilizá-lo para melhorar processos organizacionais, sempre alinhado às melhores práticas de mercado. Boa leitura!
O que é uma descrição de cargos?
A descrição de cargos é um documento que detalha as responsabilidades, funções e expectativas específicas de uma posição dentro da organização, formalizando as exigências e metas do cargo entre empregador e empregado.
Este documento é composto por várias seções cruciais, incluindo as qualificações e habilidades necessárias, como experiência prévia, formação acadêmica e competências técnicas ou interpessoais e objetivos a curto e longo prazo.
Além das responsabilidades e qualificações, uma descrição de cargos deve incluir informações sobre a estrutura hierárquica e a relação do cargo com outras posições na organização. Isso abrange a quem o funcionário reporta e se possui responsabilidades de supervisão e todas essas informações apoiam no momento de fazer a pesagem do cargo dentro das metodologias de cargos e salários, tanto de consultorias especialistas no assunto, como metodologias internas da empresa.
Profissionais de RH devem ter processos que garantem a atualização. Porém, atualmente, a atualização da descrição também é uma responsabilidade das lideranças que conhecem as atividades executadas no dia a dia do funcionário. Até mesmo, o colaborador pode participar a atualização da atualização do documento.
Dica: A descrição de cargos deve responder às perguntas: O que essa posição precisa entregar de resultado? O que precisa que ser executado? Caso contrário, o documento está incompleto.
Qual a importância da descrição de cargos em uma empresa?
Uma job description bem estruturada é fundamental para garantir o alinhamento entre as responsabilidades do cargo e o planejamento estratégico da empresa.
Ela auxilia na definição clara das funções, contribuindo para o correto enquadramento salarial e estabelecendo critérios objetivos para a avaliação de desempenho e a promoção do colaborador. Além disso, ao detalhar as habilidades necessárias, a descrição de cargos otimiza processos como recrutamento, seleção e treinamento.
Outro ponto relevante é a conexão da descrição de cargos com a gestão financeira da empresa. Ao padronizar funções e responsabilidades, ela proporciona uma base para calcular o salário líquido, reduzindo inconsistências e promovendo equidade interna. Essa prática não apenas melhora a experiência do colaborador, mas também reduz conflitos trabalhistas e fortalece a cultura organizacional.
Como obter dados de um cargo?
Para obter dados de um cargo de forma eficiente, é essencial reunir informações detalhadas. Isso pode ser feito por meio de entrevistas com gestores, análise de tabelas salariais e revisão de históricos organizacionais, como promoções anteriores e turnover. Esses dados ajudam a compreender o impacto da posição na estrutura da empresa e as competências necessárias para o desempenho esperado.
Outra estratégia é utilizar benchmarks do mercado e consultar guias como a CBO, que oferece insights para alinhar as atribuições do cargo às práticas de mercado.
O que uma descrição de cargos deve incluir?
Na elaboração de uma descrição de cargos, é fundamental incluir elementos técnicos que detalhem as responsabilidades, qualificações e estrutura hierárquica da função.
Além de definir as expectativas da posição, esse documento deve alinhar-se a boas práticas de gestão de talentos e contribuir para aprimorar a experiência do colaborador. A CBO (Classificação Brasileira de Ocupações) pode servir como um guia valioso para padronizar funções e atividades, garantindo conformidade com os padrões reconhecidos pelo mercado e alinhamento às exigências legais. Confira abaixo os principais itens que uma descrição de cargos precisa incluir!
Modelo de descrição de cargo
Título do Cargo/Função
Nome da posição relacionada às atividades desempenhadas, destacando o enquadramento salarial e o nível hierárquico.
Resumo do Cargo
Descrição objetiva que explica o papel da posição na estrutura organizacional, sua relevância estratégica e como contribui para os objetivos da empresa.
Responsabilidades e tarefas
Lista detalhada das atividades diárias e específicas, incluindo entregas esperadas, interações com outros departamentos e metas relacionadas ao cargo.
Qualificações Necessárias
Experiência Prévia: Indicação clara do tempo e tipo de experiência requerida para a posição.
Formação Acadêmica: Cursos ou áreas de formação compatíveis com a função.
Certificações: Títulos ou certificações obrigatórias ou desejáveis.
Habilidades: Conhecimentos técnicos específicos necessários para desempenhar a função.
Competências Técnicas e Interpessoais: Inclua competências como liderança, comunicação, análise de dados, entre outras.
Objetivos do Cargo
Metas específicas de curto e longo prazo, alinhadas à estratégia organizacional, incluindo contribuições esperadas para o time e os resultados da empresa.
Estrutura Hierárquica
Descrição da posição do cargo dentro da organização, detalhando a quem o colaborador reporta, níveis de supervisão e possíveis responsabilidades de liderança.
Condições de Trabalho
Ambiente de Trabalho: descrição do espaço físico ou virtual em que as atividades serão realizadas, com possíveis exigências logísticas.
Salário e Benefícios Corporativos: informações gerais sobre remuneração e incentivos, destacando diferenciais como benefícios flexíveis.
Horário de Trabalho: jornada padrão, variações possíveis e modelos de atuação (presencial, híbrido, remoto ou anywhere office).
Localização
Especificação do local onde as atividades serão desempenhadas, considerando possibilidades de atuação flexível ou remota.
Esses são tópicos fundamentais para a elaboração da descrição de cargos, porém há particularidades do negócio que podem ser acrescentadas, de acordo com a realidade e necessidade do negócio.
Dica: A descrição de cargo deve ser objetiva, mas é preciso se atentar às informações essenciais, sempre.
Como fazer uma descrição de cargos?
Criar uma descrição de cargos e formatar o documento corretamente pode demandar tempo do RH, porém é essencial para garantir que se tenha uma visão estruturada das funções e responsabilidades de cada posição.
Abaixo, confira um guia passo a passo para elaborar uma job description completa, reforçando como cada informação contribui para a gestão estratégica de talentos e impulsiona resultados no longo prazo.
1. Coleta de Informações
Para criar uma descrição de cargos completa e precisa, o primeiro passo é reunir informações detalhadas sobre a posição, considerando múltiplas perspectivas.
- Análise do cargo: converse com gestores, equipe e colegas para entender as responsabilidades e expectativas da posição;
- Pesquisa interna: avalie se já existe alguma posição semelhante dentro da organização para comparação e para evitar sobreposições;
- Pesquisa de mercado: compare cargos similares em outras empresas para garantir que a descrição esteja alinhada com as boas práticas do mercado.
2. Estrutura do documento
A estrutura da descrição de cargos deve ser bem definida para garantir clareza e precisão. Ao seguir esse modelo, é possível alinhar expectativas, responsabilidades e requisitos, tornando o processo de recrutamento e seleção mais eficiente, e facilitando a gestão de talentos dentro da organização.
- Título do cargo: escolha um título claro e descritivo que reflita as principais funções do cargo e esteja alinhado com o enquadramento salarial da empresa. Um título bem definido facilita o entendimento interno e externo da posição.
- Resumo do cargo: escreva um parágrafo objetivo que resuma o propósito do cargo, suas principais responsabilidades e como ele contribui para os objetivos organizacionais. Esse resumo deve oferecer uma visão geral clara para candidatos e gestores
3. Detalhamento das responsabilidades
O detalhamento das responsabilidades é fundamental para definir claramente as expectativas de cada cargo e garantir que todas as tarefas sejam bem compreendidas. A seguir, alguns itens importantes para incluir:
- Responsabilidades e tarefas principais: liste as atividades diárias e específicas de maneira clara e detalhada. Utilize verbos de ação para indicar as funções desempenhadas, como “gerenciar”, “coordenar” e “executar”. Isso facilita o entendimento tanto para o colaborador quanto para a empresa, permitindo um acompanhamento efetivo.
- Objetivos do Cargo: defina metas de curto e longo prazo para o cargo, quando possível. Essas metas ajudam a orientar a avaliação de desempenho, pois oferecem um parâmetro para mensurar o sucesso e identificar áreas de melhoria.
4. Especificação das qualificações e habilidades
Defina claramente as qualificações e habilidades necessárias para que o colaborador desempenhe o cargo de maneira eficaz, alinhando as expectativas de desempenho com os requisitos do cargo.
- Qualificações necessárias: detalhe a experiência prévia requerida e a formação acadêmica pertinente.
- Habilidades e competências: liste as competências técnicas e interpessoais necessárias para o cargo.
5. Estrutura hierárquica e relacionamentos
Esclareça a posição do cargo dentro da organização e as relações de subordinação ou supervisão, promovendo uma compreensão clara do fluxo hierárquico.
- Estrutura hierárquica: explique a quem o funcionário reporta e como o cargo se relaciona com outras posições na organização.
- Responsabilidades de supervisão: indique se o cargo inclui a supervisão de outros funcionários.
6. Condições de trabalho e benefícios
Detalhe as condições e benefícios do cargo, incluindo informações sobre o ambiente de trabalho, a remuneração e as vantagens oferecidas, proporcionando transparência tanto para o colaborador quanto para a organização.
- Condições de trabalho: descreva o ambiente de trabalho e quaisquer requisitos físicos ou logísticos.
- Salário e benefícios: inclua a faixa salarial e os benefícios oferecidos, se aplicável.
- Horário de trabalho: especifique o horário padrão de trabalho e possíveis variações.
- Localização: indique o local onde o trabalho será realizado.
7. Revisão e aprovação
Esse processo garante que a descrição de cargos esteja alinhada com as expectativas da empresa e com as políticas internas, promovendo clareza e eficiência na gestão de pessoas.
- Revisão interna: peça feedback de supervisores, gerentes e outros stakeholders relevantes.
- Aprovação final: obtenha a aprovação das lideranças e garanta que a descrição de cargos esteja alinhada com as políticas e objetivos da empresa.
8. Publicação e atualização
A publicação e a atualização constantes garantem que as descrições de cargos permaneçam precisas e refletivas das necessidades organizacionais em constante evolução.
- Divulgação: publique a descrição de cargos para que colaboradores e gestores tomem conhecimento.
- Atualização regular: revise e atualize a descrição de cargos periodicamente para refletir mudanças nas responsabilidades e qualificações exigidas.
Dica: Renomeie o nome dos documentos ou crie novas versões para garantir o histórico e de evolução da descrição. Isso pode apoiar nos processos de auditoria e mantém o histórico de evolução da posição.
Seguindo essas etapas, o documento final será claro, completo e alinhado com as necessidades da organização, facilitando processos futuros.
Quais os benefícios da descrição de cargos em uma empresa?
A correta elaboração do documento de descrição de cargos traz vantagens para diferentes demandas do RH, como saúde, medicina e segurança, carreira e sucessão, avaliação de desempenho, política salarial, benefícios e outros.
Para o negócio, as principais vantagens são:
- Clareza nas responsabilidades e expectativas
- Definição clara de qualificações e habilidades necessárias
- Melhoria no recrutamento e seleção
- Alinhamento de objetivos organizacionais
- Facilitação do planejamento de carreira e sucessão
- Avaliação de desempenho mais precisa
- Melhora na comunicação interna
- Compliance com regulamentações e normas de trabalho
- Identificação de necessidades de treinamento e desenvolvimento
- Redução de conflitos e ambiguidades no trabalho
Checklist para descrição de cargos
Para garantir que sua descrição de cargos esteja completa e alinhada com as necessidades da empresa, utilize este checklist para revisar cada etapa do processo. Isso ajuda a garantir que nenhuma informação importante seja deixada de fora e que tudo esteja claro e adequado ao entendimento geral.
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Levantamento de Informações
As informações sobre o cargo foram levantadas com precisão e abrangência? Todos os envolvidos no processo contribuíram com dados relevantes? -
Método de Pesquisa
O método utilizado para coletar as informações (entrevistas, pesquisa interna, análise de mercado) foi adequado e eficaz? -
Responsabilidades e Atividades
As tarefas diárias e as responsabilidades foram descritas de forma clara e detalhada? As atividades refletem de fato o que é necessário para o cargo? -
Qualificações e Competências
Todas as qualificações e competências necessárias para o cargo foram incluídas? A descrição abrange tanto as habilidades técnicas quanto as interpessoais? -
Condições de Trabalho
Detalhes sobre o ambiente de trabalho, requisitos físicos, horários e localização estão corretos e bem descritos? -
Salário e Benefícios
A faixa salarial e os benefícios oferecidos estão listados de forma transparente e acessível? -
Aprovação do Gestor
O gestor responsável pela área revisou e concordou com o que foi descrito? Existe algum alinhamento com as expectativas da liderança? -
Revisão e Qualidade
Toda a descrição passou por uma revisão criteriosa para garantir precisão e clareza? -
Linguagem e Formatação
A linguagem utilizada é adequada ao público-alvo da descrição? A formatação segue os padrões da empresa e é fácil de ler?
Conte com a Senior para fazer a gestão de cargos
Agora que você já sabe o que é descrição de cargos e os modelos e melhores práticas, assim como as vantagens deste documento, que tal investir em uma solução que otimize esse processo?
O software de RH da Senior pode transformar a maneira como sua empresa lida com a descrição e gestão de cargos, uma vez que permite otimizar cada etapa desse processo, desde o levantamento de informações até a revisão e atualização das descrições, oferecendo um alto nível de automação e controle.
Ao adotar a solução da Senior, sua empresa ganha eficiência, clareza e precisão na gestão de cargos, otimizando processos e alinhando a descrição de funções com as estratégias organizacionais.
